書類選考通過メールの返信と面接日程メールのマナーは？例文とよくあるQ&Aを解説

• # 就職
• # 転職
• # 面接

※この記事は6分30秒で読めます。

「書類選考通過メールはどのように返信すればいいの？」
「面接日程調整メールの例文が知りたい」
など、応募先企業から送られてきた書類選考通過メールや面接日程メールの返信に関して疑問を持つ方もいるでしょう。

書類選考通過メールや面接日程調整メールへの返信は、内容次第で採用担当者に好印象を与えられます。

今回は、書類選考通過メールや面接日程メールの概要、返信時に気をつけたいビジネスマナー、実際に使える例文などを解説します。この記事を読めば、面接日程調整メールのことがよくわかり、好印象を与える返信ができます。

1.書類選考通過メールへの返信が必要なときとは？

書類選考通過メールとは、企業が応募者の履歴書や職務経歴書を確認し、次の選考ステップへ進んだ旨を通知するためのメールです。

書類選考通過メールを受け取ったら「返信不要」と記載がある場合を除いて、基本的には返信するのがマナーです。書類選考通過メールへの返信が必要な具体的なケースを4つ解説します。

1-1.面接の日程調整が必要なとき

面接の日程調整が必要なときは返信をしなければなりません。選考通過メールを受け取ったら、次回の面接日程を確認しましょう。

企業から複数の候補日が提示されている場合は、はっきりと希望する日時を返信します。「いつでも可能です」など曖昧な表現は避けてください。

万が一、仕事の予定や個人的な理由で指定された日時に参加できない場合は、自分の希望する日をいくつか提案しましょう。1〜2週間以内で複数の候補日を挙げると、企業側が調整しやすくなります。

日程調整メールの具体的なマナーについては後述します。

1-2.返信不要の記載がないとき

企業からのメールに「返信不要」と記載されていない場合は、基本的に返信するのがマナーです。返信の目的はメールを受け取った旨を知らせるとともに、感謝の意を伝えるためです。

また、返信メールを通じて丁寧な印象を与えられるため、企業側に好感を持ってもらえる可能性があります。返信メールは簡潔かつ丁寧に書きましょう。

1-3.選考結果が届かないとき

1週間以上が過ぎても応募先企業から選考結果が届かないときは、まず迷惑メールフォルダを確認してください。そのうえで見当たらない場合は、問い合わせのメールを送るのが適切です。

ただし、結果を催促するような書き方は避け、やわらかい言葉で状況確認の意図を伝えましょう。

1-4.選考を辞退するとき

選考を辞退する場合は、速やかな返信が必要です。辞退を早めに伝えると企業側は次の採用ステップに進めるため、迷惑を最小限に抑えられます。

メールでは辞退理由を簡潔に伝えるとともに、これまでの選考に対する感謝の意を述べましょう。また、企業は採用活動に多くの時間とリソースを割いているため、お詫びの言葉を添えるのがマナーです。

2.書類選考通過メールの返信例文

書類選考通過メールの返信例文を、状況別に4つ紹介します。

2-1.基本の例文

書類選考通過後のメールの返信は、まず感謝の気持ちを伝え、企業への志望意欲を表現しましょう。採用担当者の忙しさを考慮して返信が不要な点を伝えると、好印象を与えられます。

最後に丁寧な言葉で企業の発展を祈る一文を添えます。

【メール例文】

2-2.面接の日程調整が必要なときの例文

日程候補を提示する場合、日程を承諾する場合、日程変更をお願いする場合の3つの例文をご紹介します。

【日程候補を提示する場合】
面接の通知が来たものの候補日が提示されていない場合は、こちらから提示する必要があります。

「◯日の△時以降」や「◯日の△時から△時まで」など、都合のよい日時がはっきり伝わるように意識して記載しましょう。

【メール例文】

【日程を承諾する場合】
応募先企業が候補日を提示してきた場合は、日程を承諾する旨を記載し、速やかに返信します。

他の応募者がいる場合は希望日が被る可能性もあるため、複数の候補を記載して返信するとよいでしょう。

【メール例文】

【日程変更をお願いする場合】
提示された候補日が難しい場合、速やかに日程変更を依頼します。なるべく短いやりとりで済むよう、都合がつく日をこちらから複数提示するとよいでしょう。

【メール例文】

2-3.選考結果が届かないときの例文

選考結果が届かない場合の問い合わせメールは、丁寧さを意識しつつ、状況を簡潔に伝えることが重要です。最初に自己紹介をし、過去のやりとりに触れながら状況を説明しましょう。

【メール例文】

2-4.選考を辞退するときの例文

選考を辞退する際のメールは、感謝の意を伝えたうえで、辞退の理由を簡潔に述べることが重要です。相手に時間をいただいた点へのお礼や、メールでの辞退連絡へのお詫びを添えると、誠実な印象を与えられます。

【メール例文】

3.書類選考通過や面接の日程調整メールのマナー

書類選考通過や面接の日程調整のメールで覚えておきたい重要なマナーは、主に7つあります。それぞれ詳しく確認していきましょう。

3-1.会社のメールアドレスは使わない

会社に所属しながら転職活動をおこなう場合、勤務している会社のメールアドレスを使ってはいけません。書類選考通過の返信や日程調整メールの返信は、プライベート用の個人アドレスでやりとりしましょう。

私的利用できるメールアドレスを持っていない場合は、無料で作成できるサービスなどを利用してアカウントを作成するのがおすすめです。

3-2.返信は1日以内におこなう

面接は同日に複数人おこなわれる場合があります。返信が遅くなると日程調整がしづらくなる可能性があるため、書類選考通過メールや面接の日程調整メールは、受信後24時間以内に返信してください。

3-3.日程は複数候補を出す

面接日程の希望日をこちらから提案する場合は、複数の候補日を提示しましょう。一つしか提示をしないと日程調整がうまくいかず、不要なメールのラリーが発生する可能性が高まります。

お互いの時間が無駄になるので、最小限のやりとりで調整しましょう。

3-4.日程変更は早めに伝える

面接日程の変更・調整を依頼したい場合は、なるべく早めに伝えるのがマナーです。企業の担当者は多忙な業務の中で面接の時間を調整しているため、急な変更は迷惑をかけてしまいます。

直前での変更が必要になった場合など、シチュエーションによっては電話で伝えたほうがよいでしょう。

3-5.「Re：件名」と本文はそのままで返信する

受信メールに返信をすると件名に「Re：」が自動で追加されますが、そのまま返信するのが正しいビジネスマナーです。「Re：」がついていると何のメールに対する返事なのかがわかり、受け取った側が対応しやすくなります。

返信時に自動引用されるメール本文も消さずにそのまま返信すると、やりとりの中身をすぐに確認できます。

3-6.メールの最後に連絡先を記載する

書類選考通過の返信や日程調整メールの末尾には、名前とメールアドレス・電話番号など、連絡が取れる連絡先を記載してください。

記載するメールアドレスは現在所属している会社のアドレスではなく、プライベートのアドレスを使用しましょう。

3-7.宛名の表記ミスや署名漏れに注意する

書類選考通過メールや面接の日程調整メールに返信する際は、宛名の表記ミスや署名漏れに注意してください。

例えば、企業名の表記は正式名称で記載します。株式会社は正式に「株式会社」と記載し、略称の（株）は使わないようにしましょう。

また、メールの末尾には必ず署名を入れます。署名がないと送信者が誰かわからず、採用担当者がスムーズに連絡を取れません。

メールの送信前には内容を読み返し、誤字脱字がないか確認してください。誤字脱字が見受けられると、不注意な人物と思われる可能性があります。

メールの文面から人となりが伝わるよう意識し、慎重かつ丁寧なメール作成を心がけましょう。

4.面接の日程調整のお礼メールの例文

日程が決まったら、日程調整のお礼メールを送ります。念のため「日時」と「面接場所」を明記し、お互いの認識に間違いがないか確認しておきましょう。

【メール例文】

5.書類選考通過や面接の日程調整メールに関するQ&A

面接の日程調整メールに関してよくある質問をまとめました。ぜひ参考にしてください。

5-1.日程調整メールを送ってから連絡がきません。催促をしたいのですが、メールを送っても大丈夫でしょうか？

採用担当者が忙しく、忘れていたり見落としていたりする可能性があります。催促メールを送っても問題ありませんが、自分の都合のみで急かすのはよくありません。

一週間以上返信がない場合や面接日程候補日の3日前、返信予定日から2日程度経過している場合などは、催促メールを送っても差し支えないでしょう。

【メール例文】

5-2.面接の日程調整メールがきました。いつでも大丈夫と伝えたいのですが、どのように書けばいいですか？

いつでも大丈夫な場合は、「終日」または「終日可能」と記載すれば伝わります。

【メール例文】

5-3.面接の日程候補は何日後から出すべきですか？

面接の日程候補は、メール送信日の当日・翌日だと担当者がメールを見ていなかったり、都合がつかなかったりする可能性があります。そのため、メール送信日の3日後あたりから設定するのがおすすめです。

6.まとめ

書類選考通過メールや面接日程調整メールへの返信は、内容次第で採用担当者に好印象を与えられます。返信時にはビジネスマナーを意識し、迅速かつ丁寧な対応が必要です。

特に返信不要の記載がない、面接の日程調整が必要な場合は、感謝の意を伝えるとともに自分の都合を具体的かつ明確に提示しましょう。

また、返信メールでは誤字脱字を確認し、宛名や署名が正確かどうかを確認するのも大切です。採用担当者とのスムーズなやりとりを実現するために、自分の連絡先を記載し「Re：件名」や引用本文をそのまま残すなど、基本的なマナーを守る必要があります。

この記事を参考に、メールでのスムーズなやりとりを実現しましょう。