面接日程メールのマナーは？調整連絡の例文、よくあるQ&Aを解説

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「面接日程メールってどうやって返信すれば良いの？」
「面接日程調整メールの例文が知りたい」
など、応募先企業から送られてきた面接日程メールに関して疑問を持つ方もいるでしょう。

面接日程の調整メールは、採用を左右する可能性もある大切なメールです。

今回は、面接日程メールの概要や返信時に気をつけたいビジネスマナー、実際に使える例文などを解説します。この記事を読めば、面接日程調整メールのことがよくわかり、好印象を与える返信ができるようになります。

1.面接の日程調整メールとは？

就職・転職活動中は、応募した企業から面接の日程調整を求めるメールが送られてくることがあります。こうしたメールは採用担当者が確認する可能性が高いため、ビジネスマナーに従って速やかに返信することで好印象を与えられます。

この記事では、面接の日程調整メールに返信する際のマナーや例文をご紹介します。

2.面接の日程調整メールのマナー

面接の日程調整のメールで覚えておきたい重要なマナーは主に6つあります。それぞれ詳しく確認していきましょう。

2-1.会社のメールアドレスは使わない

会社に所属しながら転職活動をおこなう場合、勤務している会社のメールアドレスを使ってはいけません。プライベート用の個人アドレスでやりとりするようにしましょう。

私的利用できるメールアドレスを持っていない場合は、無料で作成できるサービスなどを利用してアカウントを作成しておきましょう。

2-2.返信は1日以内におこなう

面接は同日に複数人おこなわれることがあります。返信が遅くなると日程調整がしづらくなってしまう可能性があるため、メールは受信後24時間以内に返信しましょう。

2-3.日程は複数候補を出す

面接日程の希望日をこちらから提案する場合は、複数の候補日を提示しましょう。一つしか提示をしないと日程調整がうまくいかず、不要なメールのラリーが発生する可能性が高まります。

お互いの時間が無駄になってしまいますので、最小限のやりとりで調整できるように意識しましょう。

2-4.日程変更は早めに伝える

面接日程の変更・調整を依頼したい場合は、なるべく早めに伝えるのがマナーです。企業の担当者は多忙な業務のなかで面接の時間を調整しているため、急な変更は迷惑をかけることになります。できる限り早めに連絡しましょう。

直前での変更が必要になった場合など、シチュエーションによっては電話で伝えることも選択すべきです。

2-5.「Re：件名」と本文はそのままで返信する

受信メールに返信をすると件名に「Re：」が自動で追加されますが、そのまま返信するのが正しいビジネスマナーです。「Re：」がついていることで、何のメールに対する返事なのかがわかり、受け取った側が対応しやすくなります。

返信時に自動引用されるメール本文も消さずにそのまま返信することで、やりとりの中身をすぐに確認することができます。

2-6.メールの最後に連絡先を記載する

日程調整メールの末尾には、名前とメールアドレス・電話番号など、担当者と連絡が取れる連絡先を記載します。もちろん、記載するメールアドレスはプライベートのアドレスです。

3.面接の日程調整メールの例文3つ

就職を希望している企業の担当者宛に面接日程の候補を送るときに使える例文を、シチュエーション別に3つご紹介します。参考にしてください。

3-1.日程候補を提示する場合

面接の通知が来たものの候補日が提示されていない場合は、こちらから提示する必要があります。「○日の△時以降」や「○日の△時から△時まで」など、都合の良い日時がはっきり伝わるように意識して記載しましょう。

【メール例文】

3-2.日程を承諾する場合

応募先企業が候補日を提示してきた場合は、日程を承諾する旨を記載し、速やかに返信します。他の応募者がいる場合は希望日が被る可能性もあるため、複数の候補を記載して返信すると良いでしょう。

【メール例文】

3-3.日程変更をお願いする場合

提示された候補日が難しい場合、速やかに日程変更を依頼します。なるべく短いやりとりで済むよう、都合がつく日をこちらから複数提示すると良いでしょう。

【メール例文】

4.面接の日程調整のお礼メールの例文

日程が決まったら、日程調整のお礼メールを送ります。念のため「日時」と「面接場所」を明記し、お互いの認識に間違いがないか確認しておきましょう。

【メール例文】

5.面接の日程調整メールに関するQ&A

面接の日程調整メールに関してよくある質問をまとめました。ぜひ参考にしてください。

5-1.日程調整メールを送ってから連絡がきません。催促をしたいのですが、メールを送っても大丈夫でしょうか？

採用担当者が忙しく、忘れたり見落としていたりする可能性があります。催促メールを送っても問題ありませんが、自分の都合のみで急かすのは良くありません。

一週間以上返信がない場合や面接日程候補日の3日前、返信予定日から2日程度経過している場合などは、催促メールを送っても差し支えないでしょう。

【メール例文】

5-2.面接の日程調整メールがきました。いつでも大丈夫と伝えたいのですが、どのように書けばいいですか？

いつでも大丈夫な場合は、「終日」または「終日可能」と記載すれば伝わります。

5-3.面接の日程候補は何日後から出すべきですか？

面接の日程候補は、メール送信日の当日・翌日だと担当者がメールを見ていなかったり、都合がつかなかったりする可能性があります。そのため、メール送信日の3日後あたりから設定するのがおすすめです。

5-4.提示された面接候補日と日程が合わないときには？

応募先企業の担当者が提示した面接候補日と自身の予定が合わない場合は、都合がつかないことをお詫びしたうえで再調整を依頼します。

提示された候補日が翌日だった場合は電話で再調整を依頼し、候補日まで余裕があるときはメールで連絡しましょう。メールの例文は、前述の「日程変更をお願いする場合」をご覧ください。

6.まとめ

面接の日程調整メールは、ビジネスマナーを守ってすみやかに返信することで、就職活動を一歩進めることにつながります。ぜひこの記事を参考に、スムーズな日程調整を実現してください。

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