事務職の志望動機に書くことやアピールできること、注意点を解説【例文あり】

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「事務職の志望動機はどう書けばいい？」
「事務職で活かせる能力とは？」
など、事務職の志望動機に関して疑問を持っている方もいるでしょう。

事務職の志望動機を書く際には、求められる資質を把握したうえで、自分の強みを的確に伝えることが重要です。

今回は、事務職の志望動機を書く前に準備することや書き方、例文、注意点などを解説します。この記事を読めば、魅力的な志望動機の書き方がわかり、書類選考で強みや意欲をアピールできるでしょう。

1.事務職に求められること

一般的に、事務職の主な仕事内容には以下が挙げられます。

• 書類の作成やファイリング
• データ入力
• 電話・来客の対応
• 社員のサポート

事務職はマニュアルに沿って着実に進めていくような作業から、臨機応変な対応が必要な業務まで、さまざまな仕事をこなさなければなりません。

そのため、基本的なパソコンスキルやビジネスマナーはもちろん、来客対応に必要なコミュニケーション能力も、志望する際のアピール材料となるでしょう。

ただし、事務職といっても一般事務や営業事務、工場事務など、さまざまな種類があります。それぞれ仕事内容も異なるため、志望する事務職の仕事内容を把握したうえで、何がアピール材料となるのかを見極めることが大切です。

2.事務職の志望動機を書く前に準備すること

ここでは、事務職の志望動機を書く前に準備することを2つ紹介します。

2-1.自己分析をおこなう

まずは志望動機を書く前に、自己分析をおこないましょう。自己分析をすることで自分の特徴や強みを把握できるだけでなく、夢や目標が明確化されて企業選びの軸ができます。

自分の特徴や強みを把握できていない状態では、志望動機で何をアピールすればよいかがわかりません。そのため、まずは自己理解を深め、何をアピールすればよいかを明確にすることが大切です。

自己分析は以下の手順で進めることをおすすめします。

1. 自身の経験やキャリアを振り返る
2. 自分のやりたいことを洗い出す
3. 自分にできることを明確にする
4. 企業が自分に求めていることを把握する

詳しいやり方は以下の記事で詳しく紹介しているので、ぜひご覧ください。

2-2.求められている人物像を把握する

志望動機を書く前に、志望する企業が求める人物像を把握することも大切です。

採用担当者は、応募者が企業の求める人物像とあっているかを志望動機から読み取っています。どれだけ能力やスキルの高い人材であっても、企業が求める人物像とミスマッチな場合、内定辞退や就職後の退職につながる可能性があるためです。

企業が求める人物像は、企業のホームページやSNSなどから確認できます。求める人物像と明示されている部分だけでなく、企業の理念や価値観、社員インタビューなどからも読み取れる場合があります。

なお、同じ企業でも職種によって求める人物像が異なる可能性があるため、ホームページを細部まで見て情報を集めましょう。

3.事務職の志望動機に書くこと

ここでは、事務職の志望動機に書く具体的な内容について解説します。

3-1.なぜ事務職なのか

志望動機には、数ある職種の中でなぜ事務職を選んだのかを書きましょう。

事務職を選んだ理由が明確でないと、別の職種でもよいのではないかと思われて、事務職を志望していることに疑念を抱かせたり悪い印象を与えたりする可能性があります。

そのため、事務職でしたい仕事や事務職を志望するきっかけなど、具体的なエピソードを交えながら志望動機を書くことが大切です。

3-2.なぜ応募先企業に応募したのか

事務職として働ける企業が数多くある中で、なぜその企業に応募したのかを明確に書きましょう。応募先企業ならではの理由がないと、他の企業でもよいのではないかといった印象を与える可能性があります。

応募先企業の理念や方針、事業内容などの特徴を押さえて、応募先の企業にしか当てはまらない理由を論理的に伝えることが大切です。

なお、応募先企業の特徴を調べる際は、競合企業の特徴も調べることをおすすめします。競合企業の特徴を調べることで、応募する企業ならではの理念や事業内容が見つかる可能性があるためです。

競合にない特徴を踏まえた理由を書けると、説得力のある志望動機になるでしょう。

3-3.これまでの評価や実績

事務職に関連するこれまでの評価や実績も志望動機に盛り込みましょう。評価や実績があれば、応募先企業でも活躍できるイメージを持たれやすくなります。

事務職の業務は、営業職やマーケティング職のように評価や実績を数字で示すことが困難です。そのため、上司や同僚、顧客など第三者からの評価を盛り込むのがおすすめです。

例としては、以下のような項目が挙げられます。

• Excelの関数を用いてデータ入力を自動化したら部署内で高く評価された
• 作成した資料がわかりやすいと上司から褒められた
• 丁寧な電話対応を顧客に評価された

このようなエピソードを交えることで、志望動機の説得力を上げられます。

3-4.どのような貢献ができるのか

志望動機には、応募先企業に入社できた場合にどのような貢献ができるかを記載することも大切です。

応募者が企業に貢献できることは、企業にとっては応募者を採用するメリットになります。また、貢献できる内容を志望動機に含めることで、自分が入社して働く姿を採用担当者に想像してもらいやすくなります。

そのため、入社後に自分の強みをどのような業務で活かせるのか、応募先企業の仕事内容や求める人物像をもとに考えてみましょう。

例えば作業量が多い仕事であれば、正確性や計画力などを具体的にアピールすることで、業務を円滑にこなせる人材として印象づけられます。

3-5.入社後の意気込み

志望動機は、入社後の意気込みで締めくくりましょう。

志望動機の締めくくりは、志望動機全体の印象に大きく影響します。そのため、入社後の意気込みで締めくくり、入社意欲や熱意を伝えることが大切です。

ただし、入社後の意気込みの書き方は、経験者と未経験者で異なります。それぞれの書き方についてみていきましょう。

経験者の場合、以下のようにこれまでの経験を踏まえた内容がおすすめです。

未経験者の場合、以下のように未経験ながらも意欲や熱意を伝える内容がおすすめです。

このように、志望動機の締めくくりでは、経験者も未経験者も入社後の意気込みを記載し、仕事に対する熱意を伝えましょう。

4.事務職でアピールできること

事務職の経験を問わず、事務職を志望する際にアピールできる能力・スキルには以下があります。

• パソコンスキル
• ビジネスマナー
• コミュニケーション能力
• マルチタスク能力
• 柔軟かつ幅広い視野

WordやExcelなどのパソコンスキルは、書類の作成やデータ入力などの日常業務に欠かせません。電話やメール、来客の対応も業務に含まれる事務職には、社内外の関係者と円滑な意思疎通をおこなうためのビジネスマナーやコミュニケーション能力も求められます。

書類作成をしながら電話に対応するといったマルチタスク能力や、予期せぬスケジュール変更にも対応できる柔軟かつ幅広い視野もアピールできるスキルの例です。

また、以下の資格は事務職を志望する際に強みとなります。

• 秘書検定
• 日商簿記検定
• 文書情報管理士
• MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
• ビジネス文書検定

秘書検定は、ビジネスマナーに沿った立ち振る舞いや言葉遣いができることをアピールできます。日商簿記検定は、実務で役立つ経理や会計の知識があることの証明となり、専門的な仕事もできそうだと評価されるでしょう。

文書情報管理士は、重要な紙の書類を電子化し、保存・管理できることを証明します。Word・Excelなどを実務で活用できる能力を証明できるMOSやビジネス文書検定は、書類作成スキルのアピールになる資格です。

上記を参考にして自分のアピールポイントを見極めましょう。

5.事務職の志望動機の例文

一般事務の志望動機の例文を、経験者向けと未経験者向けの2パターンに分けて紹介します。事務職の志望動機を作成する際の参考にしてください。

まずは経験者向けの例です。

次に未経験者向けの例を紹介します。

上記の例文からわかるとおり、志望動機を作成する際は以下の内容をもれなく押さえておくことが大切です。

• どのような経験・実績があるか
• 過去の経験によってどのような能力・スキルが身についたか
• なぜ事務職・応募先企業を志望したか
• 入社後どのような能力・スキルを活かせるか
• 入社後の仕事に対する意欲や熱意があるか

上記のポイントを踏まえて、自分の強みや志望意欲が伝わる志望動機を作成しましょう。

6.事務職の志望動機を書く際の注意点

事務職の志望動機を書く際の注意点を3つ解説します。

6-1.志望動機の使い回しをしないこと

複数の企業へ応募する際、同じ事務職であっても、志望動機をそのまま使い回すことは避けましょう。企業によって求める人物像は異なるため、同じ志望動機を使い回すと、求める人物像に沿わない志望動機となる場合があります。

また、複数の企業で使い回せるような志望動機は、具体性や説得力に欠ける内容となりがちです。そのため、志望動機は応募先企業にあった内容を一社ごとに考えましょう。

6-2.ネガティブととらえられる志望動機にしないこと

事務職を希望する方のなかには「残業をしたくない」「あまり人と関わりたくない」など、一般的にネガティブにとらえられる理由で志望する方もいるかもしれません。しかし、志望動機には、ネガティブにとらえられる内容は書かないことが基本です。

志望動機がネガティブに感じられると、仕事に対する意欲や熱意までないように伝わる可能性があります。

そのため、志望した理由がネガティブな内容である場合は、以下のように言い換えましょう。

理由	言い換えの案
残業をしたくない	効率的に働きたい 仕事と休みのメリハリがある環境で働きたい
あまり人と関わりたくない	黙々と集中して作業できる仕事がしたい 一つひとつの業務を丁寧に進めたい
特別な資格やスキルが求められない	仕事を通じて新たなスキルを得られる 幅広い業務に対応できる
給与が高い	経験を活かしてスキルアップしたい 成果や努力が適切に評価される環境で働きたい
仕事内容が楽そう	自分の強みを活かせそう 長く安定して働けそう

上記を参考に、志望動機はポジティブな内容にするよう意識してください。

6-3.給与や待遇だけを重視した志望動機にしないこと

企業選びでは、給与や待遇なども重要ですが、給与や待遇のみを重視した志望動機にしないようにしましょう。

理由としては以下の4つがあります。

• 企業が採用するメリットを感じられない
• 仕事に対する意欲が伝わらない
• 給与や待遇がよければどこでも構わないという印象を与える
• 他の応募者と差別化できない

給与や待遇に関する内容を含める場合、「自分の成果や努力が評価される環境で働きたい」「仕事とプライベートの区別をつけて働ける環境に魅力を感じる」など、前向きな印象を与えられるように言い換えることが大切です。

7.まとめ

事務職の志望動機では、パソコンスキルやコミュニケーション能力、ビジネスマナーなど、事務職に求められる能力・スキルをアピールすることが大切です。

事前に自己分析をおこない、企業が求める人物像を把握しておくと、より説得力のある志望動機を作成できるでしょう。

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