仕事ができない人の特徴｜改善方法とつらい場合の考え方
※この記事は5分30秒で読めます。
「職場のみんなに仕事ができない人と思われるのがつらい」
「どうしたら今より仕事ができるようになるのか」
など、仕事ができないことを悩んでいる方もいるでしょう。
一般的に仕事ができないといわれる方には、「同じミスを繰り返す」「スケジュール管理が苦手」などの特徴があります。仕事ができないというイメージから脱却するには、まず原因を明確にして、改善することが大切です。
今回は、仕事ができない人の特徴、仕事ができるようになるための改善方法などを解説します。この記事を読めば、改善すべきポイントを理解でき、「仕事ができる人」に一歩近づけるでしょう。
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1.仕事ができない人の7つの特徴
まずは、仕事ができない人の主な特徴を7つ紹介します。
- 優先順位をつけるのが苦手
- 仕事のスピードが遅い
- スケジュール管理が苦手
- 同じミスを繰り返してしまう
- 報連相が苦手
- レスポンスが遅い
- 自分のキャパシティを理解できていない
それぞれの特徴についてお伝えします。
1-1.優先順位をつけるのが苦手
仕事ができない人は、仕事の優先順位をつけるのが苦手な傾向にあります。
担当している業務が複数あっても優先順位を決めずに、つい自分のやりたい仕事、目についた仕事、催促された仕事から着手してしまうことがあるでしょう。
結果的に、本来優先順位が高い仕事や重要な仕事をあと回しにしてしまうため、納期遅れを引き起こすリスクも高まります。
1-2.仕事のスピードが遅い
仕事のスピードが遅いという点も、仕事ができないと評価される要因になり得ます。
仕事のスピードが遅い人は、仕事を完璧に仕上げようとして、さっと片づけるべき些細な業務にも時間をかけすぎていることが少なくないです。
仕事を依頼した方への提出や完了の報告が予想よりも遅くなった場合、「○○さんは仕事が遅い」と判断されてしまうかもしれません。
1-3.スケジュール管理が苦手
締め切り時間や納期を守るのは、仕事の基本です。しかし、スケジュール管理が苦手な方は、納期遅れや連絡漏れなどを起こしやすい傾向にあります。
スケジュール管理が苦手だと、納期を踏まえて計画的に進められず、直前になって慌ててしまう傾向があります。周りの方が見ても、常にバタバタしていて余裕がないように見えてしまうでしょう。
上司からすると、納期厳守でミスが許されない仕事は、安心して任せることができないかもしれません。
1-4.同じミスを繰り返してしまう
人間誰しもミスをしますが、過去に指摘されたミスを何回も繰り返すのは、仕事ができない人と思われてしまう原因です。
さらに、ミスをカバーするために本来必要なかったタスクが増えたり、顧客に迷惑をかけて今後の取引に影響が出たりもします。
こうした問題が起きているのにも関わらずミスを繰り返すと、リスクに対する認識が甘いとみなされてしまうでしょう。
1-5.報連相が苦手
報連相（報告・連絡・相談）は、仕事において基本中の基本です。
報連相を徹底することで、上司の適切なフォローを受けられて、深刻なトラブルの防止や問題の早期解決につながります。
ミスが発生してもすぐに報告しない人、上司への相談は必要ないと独自で判断して仕事を進めてしまう人は、基本中の基本ができておらず、仕事ができないと判断されてしまうでしょう。
1-6.レスポンスが遅い
チームでおこなう仕事を効率良く進めるためには、レスポンスのスピードも重要です。返答が遅いと、同じチームの方の作業が停滞したり、不信感を抱かせたりします。
集中して自分の仕事を終わらせることはもちろん大切ですが、チームプレイでは自分のことだけではなく、周りのことも考える必要があります。
「メッセージを読んだうえでの対応の可否」や「頼んだ作業がいつ終わる予定か」など、反応や進捗状況をすばやく相手に伝えることができれば、効率よくチームでの業務が進んでいくでしょう。
1-7.自分のキャパシティを理解できていない
自分のキャパシティを正確に把握できていないケースも、よく見受けられます。こういった人は、仕事の見積もりが甘く納期に間に合わない、できない仕事を引き受けてしまうなどのトラブルを引き起こしやすいです。
早めに相談すれば、まだ対処のしようがあるでしょう。しかし、納期直前でのギブアップ宣言は周囲に大きな迷惑がかかり、チーム全体のスケジュールの遅延にもつながりかねません。
結果的に、仕事ができない人と判断される原因になります。
2.仕事ができる人になるための改善方法
ここからは、どうすれば仕事ができる人になれるのか、改善方法を解説します。次の7つの考え方や行動を意識して、仕事の取り組み方を見直してみましょう。
- 仕事の優先順位のリストを作成する
- 常に効率化を意識する
- 時間管理を徹底する
- メモを取る習慣をつける
- 報連相のルールを決める
- 一次返信をする
- タスクの整理をする
それぞれの改善方法について解説します。
2-1.仕事の優先順位のリストを作成する
まず、「重要度」と「緊急性」の2つの軸を考慮し、仕事の優先順位を決めましょう。
To Doリストを作成して、重要度と緊急性が高いものから取りかかるようにすると、効率良く仕事を進められます。例えば、「納期の迫った仕事」や「クレーム対応」などが、重要度と緊急性の高い仕事に該当します。
仕事の優先順位のリストを作成することにより、タスク漏れや納期の忘れを防げる可能性が高まるでしょう。
2-2.常に効率化を意識する
仕事を早くこなすには、ただ手を動かすスピードを上げるだけでなく、いかに効率的に作業ができるかを考えることが重要です。
「自分の担当の業務を、もっと効率的に進める方法がないか」を考える癖をつけましょう。また、仕事が早い方の作業手順をよく観察し、まねをして効率化を図るのも一案です。
効率の良いやり方を実践すると、次第にスムーズに仕事をこなせるようになり、納期遅れやキャパオーバーを回避できるようになるでしょう。
2-3.時間管理を徹底する
仕事ができる人ほど時間管理を徹底し、限られた時間を有効に活用しています。
時間管理の徹底により心に余裕が生まれれば、仕事全体を俯瞰的にとらえられるようになり、周囲への気遣いといった配慮もできるようになるでしょう。
一日のタイムスケジュールを作成し、どの作業にどの程度の時間をかけられるかを「見える化」することで、時間管理がしやすくなります。所要時間を正しく見積もり、突発的な作業が入る可能性も想定して、タスクを詰め込みすぎないようにしましょう。
2-4.メモを取る習慣をつける
メモを取る習慣は、ミス防止に効果的です。タスク漏れや手順の間違いなどといったミスを繰り返さないためにも、注意点はすぐにメモするようにしましょう。
メモを取って情報を整理しておけば、万が一ミスが起きたときにも、原因や再発防止策を考えやすくなります。
ミスを減らし、トラブル発生時に冷静に対処できるようになれば、仕事ができる人に一歩近づけるでしょう。
2-5.報連相のルールを決める
報連相を忘れてしまいやすい方は、報連相をする時間を決めて定期的におこなう習慣をつけると良いでしょう。もちろん、大きなトラブルに直面した場合は、何よりも先に速やかに報告することが大切です。
報連相が習慣づいてきたら、報告の仕方をより端的で伝わりやすいように工夫していきましょう。
具体的には、「結論ファースト」「事実と意見を区別して正確に伝える」「手早く話を終える」などを意識すると、必要以上に相手の時間を奪わずに済みます。
2-6.一次返信をする
レスポンスが遅い方の特徴として、返信の内容を考えすぎてしまう、あと回しにしてしまうなどの傾向が見受けられます。
まずは、連絡のお礼や、「のちほど確認します」といった簡単な一報を速やかにする習慣をつけましょう。
一次返信があれば、連絡を受けた相手も次のアクションがとりやすくなります。
2-7.タスクの整理をする
業務量が限界を超える原因の一つとして、タスクを整理できていない点が挙げられます。現状抱えているタスクを一度整理し、抱えている仕事をすべて把握しましょう。
できるだけタスクを細分化し、優先順位をつけて仕事を片づけていくと、仕事の抜け漏れや納期遅れなどが起きにくくなります。
タスクの整理・管理ができるようになれば、自分のキャパシティの限界を超えることがなくなり、常に時間に追われる余裕のない状態からも脱却できるでしょう。
3.周囲の環境が仕事をできなくさせている可能性もある
仕事をうまく進められないときは、自分ではなく周囲の環境に問題がある場合もあります。具体的に以下の3つのケースでは、環境に問題があると考えられるでしょう。
- 上司からパワハラを受けている
- 十分な教育がおこなわれていない
- 自分に合わない仕事をしている
それぞれのケースについてお伝えします。
3-1.上司からパワハラを受けている
個人的な原因以外でまず挙げられるのは、上司からのパワハラです。
パワハラを受けたことが原因で、精神的に悩み、上司のことばかりが悪い意味で気になって仕事に集中できなくなる方もいます。
上司から人格を否定するようなことをいわれたり、大勢の前で叱責されたりすると自信がなくなってしまうでしょう。恐くて萎縮してしまうと、自分の能力を最大限発揮できなくなり、ミスが生まれる悪循環に陥ってしまう場合もあります。
3-2.十分な教育がおこなわれていない
仕事ができない原因として、十分な教育がおこなわれていない可能性も考えられます。教育体制や指示が不十分な状態では、仕事に対する理解を深められず、やり方や手順を間違えてしまうこともあるでしょう。
なかには、必要なフォローをせずに仕事を丸投げしておいて、ミスをすると仕事ができない人というレッテルを貼る職場もあるかもしれません。
多忙な職場では丁寧な教育が難しい場合もありますが、業務の大事なポイントを教えないまま、ミスだけを責める社風には問題があるといわざるを得ません。
3-3.自分に合わない仕事をしている
そもそも、任されている仕事が自分の能力や経験とマッチしていない可能性もあります。人それぞれ得意・不得意があるため、自分に合わない仕事をしていても結果を残すことは難しいものです。
例えば、「細かい作業が苦手なのにデスクワークで数字を扱う仕事をしている」「人見知りなのに接客業で働いている」といったケースが自分に合わない仕事をしていると考えられます。
自分に合わない仕事では、努力してもなかなか結果が出ません。こうした状況を理解せずに仕事を続けると、仕事ができない人とみなされ、正当な評価が受けられない可能性があります。
4.仕事がつらい場合は転職して環境を変えるのもおすすめ
仕事ができるようになるには、個人の努力も必要です。しかし、パワハラなど外部的な要因で仕事がうまくいかないなら、環境を変えることを検討してみるのも一つの解決策といえます。
環境を変えると新鮮な気分になり、これまでの自分から気持ちを切り替えて仕事と向き合えます。自分に合っている仕事を見つけることができれば、より楽しく働けるでしょう。
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5.まとめ
仕事ができないと悩んでいる方でも、仕事に対する考え方や行動を変えるだけで、スムーズに業務を進められるようになることもあります。まずは、今回紹介した改善方法を実践してみましょう。
今一度、仕事ができる人になるための改善方法をまとめておきます。
- 仕事の優先順位のリストを作成する
- 常に効率化を意識する
- 時間管理を徹底する
- メモを取る習慣をつける
- 報連相のルールを決める
- 一次返信をする
- タスクの整理をする
ただし、仕事がうまくいかないのは、必ずしも自分が原因とは限りません。
周囲から適切なサポートを得られていない可能性があるほか、仕事との相性が悪いことも考えられます。職場を変えることで改善できそうな場合は、転職も視野に入れてみましょう。
例えば、工場では黙々と集中して進める作業が多いため、「パワハラで疲弊してしまった」「不必要な対人関係に煩わされたくない」という方におすすめです。
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