仕事でのコミュニケーションの取り方！好印象を与えるコツを解説
※この記事は6分30秒で読めます。
「コミュニケーションの取り方を知りたい」
「コミュニケーションを取る必要性を知りたい」
など、コミュニケーションの取り方に関して疑問を持っている方もいるでしょう。
コミュニケーションの取り方には、相手の興味がある話題を出す、しっかりと耳を傾けるなどのコツがあり、コミュニケーションがうまく取れれば職場の人間関係を良好にして生産性を上げることにつながります。
今回は、コミュニケーションを取ることの意味や取るべき理由、仕事で活かせるコミュニケーションの取り方などを解説します。この記事を読めばコミュニケーションの取り方がよくわかり、人間関係の構築や改善を図れるようになります。
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1.コミュニケーションを取ることの意味
コミュニケーションとは、お互いの考え方や気持ち、価値観などを伝え合う行動のことです。コミュニケーションを取る相手は、家族や友人はもちろん、ビジネスにおいては取引先や上司、同僚、後輩なども対象になります。
お互いの感情や志向を言葉で伝えあい、お互いをわかり合おうとすることが、コミュニケーションの大きな意味です。また、考え方が違う相手の主張を聞き、互いに理解して歩み寄ることも、コミュニケーションの大きな目的の一つに含まれます。
2.仕事でコミュニケーションを取るべき理由
コミュニケーションは日常生活のみならず、ビジネスの場においても大変重要です。仕事でコミュニケーションが重要な理由には、主に以下の3つがあります。
2-1.仕事のミスを減らすため
コミュニケーションは、仕事のミスを減らすうえで大変重要です。
コミュニケーションを取ることで、チーム内の状況がわかり、遅れの発生やトラブルを把握できます。そのうえで他のメンバーがフォローに入ることで、ミスを未然に防げるでしょう。
特に新人のうちは仕事に慣れていないため、上司や先輩にこまめに報告・連絡・相談をしましょう。進捗を早めに共有することで、自分にミスや遅れがあった場合に周囲からフォローしてもらいやすくなります。
2-2.認識の相違をなくすため
仕事はチームや課全体で進めるものであり、一人で進めるものではありません。
メンバー全員が同じ目標を共有して仕事を進めるうえでも、コミュニケーションは重要です。情報を共有してすり合わせることで認識の相違がなくなり、仕事の効率化や生産性の向上につながります。
2-3.モチベーションを向上させるため
コミュニケーションが活発な職場は自分の意見を言いやすく、仕事にとって有益な意見なら採用されることも少なくありません。
また、要望や業務改善の意見をしっかりと言うことができる職場なら不満がたまりにくく、モチベーションアップにつながるでしょう。
社員全員が活き活きと仕事をすることができれば、転職・退職したいという気持ちが芽生えることなく、仕事に集中して取り組むことができ、生産性も向上するでしょう。
3.仕事に活かせる！コミュニケーションの取り方
ここからは、明日からすぐに仕事に活かせるコミュニケーションの取り方についてご紹介します。
3-1.伝えたいことを整理する
要点が伝わりにくいコミュニケーションの典型的なパターンとして、話す本人が伝えたい内容を整理しないまま話し始めてしまうことが挙げられます。
整理をしないまま話を始めてもダラダラとしゃべり続けるだけになってしまい、「結局何が言いたいの？」と聞き返される可能性があります。
伝えたい内容を書き出し、そのなかからもっとも伝えたいことは何なのか、それを簡単に文章にし、説明する順番を決めておきましょう。
3-2.結論を最初に話す
ダラダラと話して要点が伝わらないことを回避するには、先に結論から話してしましょう。結論を最初に話すことで相手に用件が伝わりやすく、話した内容について納得してもらいやすくなります。
【例文1】
結論からお伝えすると、赤色のグッズが良いと思います。理由としては、自社のイメージカラーにあっていますし、他社との差別化も図れると思うからです。
【例文2】
A社への納品遅れが発生しています。原因は、前回のミーティングでも議題に出た製造機械の不具合です。具体的には、不良率が上昇したことにより目視による検品や選別に時間を要しており、これが遅れの要因となっています。なお、先方には事情を伝え、了承をもらっています。
例文2は「PREP法（プレップほう）」と呼ばれる手法です。「結論」「理由」「例」「結論」の順で話すことで、要点を簡潔に伝えられます。
上司への報告のほか、転職活動の面接でも活用できます。
3-3.5W1Hを意識して話す
コミュニケーションを取る際は5W1Hを意識して話しましょう。5W1Hとは、以下の6つの切り口の頭文字のことです。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
【例文】
昨日（When）、取引先で（Where）、私が（Who）、新商品の説明を（What）、先方の要望で（Why）、パンフレットを見せながらおこないました（How）。
話をするときにこの6つを意識すると要点を整理でき、必要な情報を余すことなく伝えることができるようになります。
自分が伝えたいことを簡潔に説明できるため、コミュニケーションを取るうえで必須の手法の一つといえます。
4.コミュニケーション能力がないといわれる方の特徴
コミュニケーションを取るのが得意な方もいれば、不得意な方もいるでしょう。では、「コミュニケーション能力がない」と言われてしまう方にはどのような特徴があるのでしょうか。
4-1.自分の話ばかりをしている
人の話を聞かずに自分の話ばかりするのは、コミュニケーション能力が不足しているといわれる方の典型例です。
コミュニケーションは互いの主張や考えを交換し合うことで成立するものですが、一方的に話すばかりではコミュニケーションは成立しません。「もうこの人とは話したくない」と思われてしまう可能性もあります。
何でも自分のことに置き換えたり、自分の不安・不満ばかり話したりするのではなく、まずは相手の話をゆっくり聞くことが大切です。
4-2.目を合わさずに話している
コミュニケーションを取るときの目線・視線は大切です。
コミュニケーションに苦手意識があると視線を合わせることができず、目が泳いでしまって、「この人はコミュニケーションが苦手だ」と判断されやすくなります。
本人に悪気はなくても、相手は「話を聞いていないのでは？」と疑心暗鬼の状態になり、コミュニケーションが成立しません。
目を合わせるのが恥ずかしい場合は、まずは体だけは相手に向けることから始めましょう。慣れてきたら、普段挨拶するときだけでも目を見るなど、少しずつ克服していくことで、自然に視線を合わせて話せるようになるでしょう。
どうしても目を見ると緊張してしまって目が泳いでしまう方は、相手の鼻や目と目の間を見るのも良いでしょう。目の近くを見ることで、多少目線が外れていても会話に集中していることを伝えられます。
4-3.自分から話しかけることがない
コミュニケーションのポイントは相手の話をよく聞くことだと解説しましたが、相手からばかり発信していてはコミュニケーションとはいえません。
コミュニケーションは互いの意見を交わすことなので、ときには自分から話しかけて相手の印象を変えることも大切です。
コミュニケーション能力がある方は、自分から積極的に話しかけて話題を作ったうえで聞き上手に徹することができます。受け身がちで自分から話題を作っていくことが少ないと、コミュニケーション能力がないと思われてしまうかもしれません。
4-4.自分の価値観を押し付けている
コミュニケーションを取るなかでは自分の価値観を相手に知らせる場面も出てきますが、自分の価値観を押しつけることはやめておくべきです。
例えば、2つの意見が出たときに自分が正しいと思うほうが絶対に良いと考え、相手の意見を受け入れようとしないケースが該当します。
相手の主張や価値観を頭ごなしに否定してしまったら、それはコミュニケーションが取れている状態とはいえないでしょう。
「これがあなたのためになる」というお節介から、必要以上に自分の価値観を押し付けてしまう方もいます。しかし、互いを尊重しない押しつけはかえって人間関係を悪化させる原因になります。
円滑なコミュニケーションを取るためには、協調性を持つことが大切です。自分の価値観が間違っていないと考えていても、ときには相手の考え方に寄り添うことも必要でしょう。
5.好印象になるコミュニケーションのコツ
コミュニケーションはただ取るだけでなく、相手から好印象を得られるように考えることも必要です。ここからは、相手から好印象を得られるコミュニケーションの取り方を見ていきましょう。
5-1.相手に興味や関心があることを伝える
コミュニケーションを取る際は、趣味や特技など、相手が興味関心を持っているジャンルを話題にあげてみましょう。
相手の趣味や好きなことに自分も興味や関心を持っていると伝われば、相手は自然と心地良さを感じてくれます。
相手からも自分の趣味や関心に関する質問がくるなど、密にコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
5-2.相手の緊張感や警戒心を解く
コミュニケーションを取る相手が、人と話をするのが苦手な可能性もあります。相手の緊張感や警戒心を解くためにも、まずは相手に自分の誠実さをアピールしましょう。
誠実な方には、嘘をつかない、礼儀正しく相手を敬う、思いやりがある、誰に対しても平等に接する、真面目など、さまざまな良い特徴があります。
すぐには無理でも、思いやりを持って接するうちに誠実さが伝われば、徐々に心を開いてくれるはずです。警戒心が解ければ本音で会話できるようになり、スムーズにコミュニケーションが取れるようになるでしょう。
5-3.うなずきや相槌を入れる
相手に「自分の話をしっかり聞いてくれている」と思ってもらうには、話の途中でうなずきや相槌を入れることが有効です。
自分のことを受け入れてくれていると感じてもらえれば、より円滑にコミュニケーションが取れるようになります。
NGなのは、「はいはいはい」と必要以上に返事をしたり、感情の入っていない相槌になったりすることです。返事や相槌をしているのに相手を不快にさせてしまう可能性があります。
相手が息をするタイミングで「うん」と相槌を入れたり、深みのあるうなずきをしたりすることで、しっかり聞いていることを相手が理解してくれるようになるでしょう。
「楽しそう！」「やってみたい！」など、相手の感情に合わせて自分の気持ちを表現するのも有効です。
5-4.社内以外でコミュニケーションを取る
本音でコミュニケーションを取れば信頼関係を築くことができますが、社内では他の方の目もあることから本音で話しにくいことも多くあります。
本音を聞き出すなら、社内の方々がいない空間まで移動して話してみるのが有効です。一緒にランチに行ったり、帰りの駅まで一緒に歩いたりする方法があります。
社内以外の場所でコミュニケーションを取ることで、他の社員には聞かれたくない悩みや本音を聞ける可能性もあります。
6.要注意！NGなコミュニケーションの例
ここからは、ビジネスの場でNGとされる良くないコミュニケーションの例をご紹介します。上司や取引先からの評価を下げないよう、これらのコミュニケーションの取り方はしないように気を付けましょう。
6-1.悪口や噂話
コミュニケーションを取る手段として、他人の悪口や噂話を持ち出すのはやめておきましょう。その場では盛り上がるかもしれませんが、いずれ言われた方の耳に入るかもしれません。
また、悪口を聞いていた方も「自分がいつ同じように悪口を言われるかわからない」と感じて不信感を抱くことになります。職場全体の雰囲気を悪くしてしまいますし、いずれ自分が悪口を言われる可能性もあります。
良いコミュニケーションにつながることは決してないと考え、悪口や噂話はやめておきましょう。
6-2.ただの自慢話
コミュニケーションを取る際に、自慢話や武勇伝ばかり話すのは避けましょう。話す側は良い気分になりますし、多少なら相手から尊敬のまなざしで見てもらえる可能性もあります。
ただ、あまりに自慢話ばかりでは聞いている方がつまらなくなり、他の話ができず退屈になるでしょう。一方通行のコミュニケーションになるだけでなく、自己顕示欲が強い方だと評価され避けられてしまう原因になります。
自分が気持ち良くなるだけで終わる会話はコミュニケーションとはいえません。自分の話ばかりするのはやめましょう。
6-3.セクハラやパワハラになる話
パワハラやセクハラにつながる話は絶対にNGです。セクハラやパワハラと判断され告発されると、会社にいられなくなる可能性もあります。
人によって価値観は異なるため、自分と周囲でセクハラ・パワハラになる基準が異なることもあるでしょう。
「このくらいはコミュニケーションの一環」と感じることもあるかもしれませんが、話を聞く側がセクハラやパワハラと感じる可能性は十分にあります。
例えば、過激な恋愛の話、結婚や出産などプライベートに込み入った話、必要以上に自分の意見を強要する話、飲み会への参加を強制するような内容などは、パワハラやセクハラに該当する可能性があります。
不用意な一言で今までのキャリアを失うリスクがあるため、コミュニケーションの手段として上記のような話をするのは避けましょう。
6-4.思想の強い話
政治や宗教など、一人ひとりの思想が強く関わる話題は、コミュニケーションの手段としては不適当です。
政治や宗教の話題は、価値観の違いから大きな衝突につながることがあります。意見の対立が大きいと仕事に支障をきたしてしまう恐れもあります。
7.まとめ
コミュニケーションをうまく取ることができれば、職場の人間同士で信頼関係が生まれ、生産性の向上やモチベーションアップといった良い効果が期待できます。
しかし、話題が良くなかったり会話が一方通行になったりすると、かえって職場の雰囲気が悪化する可能性もあります。
コミュニケーション能力が不足していると感じる方は、今回ご紹介したコミュニケーションのコツやNG例を参考に、少しずつ改善していけるように意識してみましょう。
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