面接辞退のマナーとは?連絡方法はメールor電話?ケース別例文あり
※この記事は6分30秒で読めます。
「面接辞退はいつまでにする?」
「面接を辞退する際、なんて伝えればいいかわからない」
など、面接辞退に関して疑問を持っている方もいるでしょう。
採用面接の辞退は、企業や採用担当者のスケジュールに影響することになるため、できるだけ早いタイミングで伝えるべきです。
今回は、面接の辞退を伝えるべきタイミングや伝える際のマナー、実際に辞退する際に使える例文などを解説します。この記事を読めば面接辞退のことがよくわかり、企業に迷惑をかけずに面接を辞退できるようになります。
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1.面接辞退はいつまでにするべき?
転職活動において複数の企業で同時に選考を受けている場合、面接日程が重複するとどちらかを断らざるを得ないケースもあります。また、体調不良や身内の不幸などがあった場合も同様です。
どのような理由であれ、予定していた面接を辞退する場合は、辞退することを決めた時点ですぐ企業に連絡しましょう。
面接では、人事や面接担当者だけでなく、場合によっては役員クラスの方も予定を押さえています。先方がスケジュールを組み直す時間を確保するためにも、できるだけ早く連絡しましょう。
面接辞退ではなく内定辞退のことを調べている方は、以下の記事で詳しく解説していますのでぜひご覧ください。
2.面接辞退のマナー3つ
やむを得ない事情でも、面接を辞退する際には守るべきマナーがあります。以下でご紹介するマナーを守れば、企業側に迷惑をかけることなく面接を辞退できる可能性が高まります。
2-1.辞退連絡は速やかにおこなう
面接を辞退すると決めたら、その時点で即座に連絡しましょう。
ただし、連絡する時間には注意が必要です。面接辞退の連絡は、電話・メールを問わず応募先企業の営業時間内におこないます。営業時間外や休日に辞退することが決まった場合は、週明けや翌日の営業時間内に連絡するようにしましょう。
2-2.連絡なしで辞退しない
「もう関わることはないから」と無断で面接を辞退することは絶対にNGです。社会人として非常識な行為であるだけでなく、面接を予定している企業に「事故にでも遭ったのでは」と余計な心配をかけることになります。
また、内定を無断で辞退した企業と今後の入社先に関わりがある可能性もゼロではありません。一度縁のあった企業には、最後まで礼儀を尽くした行動を取ることを忘れないでください。
2-3.メールで連絡する
選考の連絡は基本的にメールでのやりとりとなるため、辞退の連絡もメールで問題ありません。メールであれば担当者が不在だったとしても確実に連絡が届き、記録にも残ります。
ただし、前日や当日に面接を辞退する場合は電話で連絡するのが鉄則です。担当者が常にメールを確認しているとは限らないため、辞退の連絡に気付かず面接準備を進めてしまう可能性もあるからです。
「辞退のメールを送ったが返事がない」「メールでは誠意が伝わったか不安」ということなら、面接前日より前のタイミングであっても電話で連絡しましょう。
3.【ケース別】面接辞退の例文
面接を辞退する事情や理由は人によってさまざまです。ここでは理由別に、企業に面接辞退の旨を直接伝える際のメール・電話の例文をご紹介します。
3-1.他社内定がでた場合
他社から内定が出た場合は、辞退の理由をそのまま伝えて問題ありません。
多くの採用担当者は他社で内定を得たことによる辞退を想定しており、正直に話したからといってトラブルになることはありません。逆にごまかすような伝え方をしたほうが、マイナス印象を与えてしまうかもしれません。
3-1-1.メールの場合
件名:面接辞退のご連絡 (自分のフルネーム)
本文:
株式会社◯◯
人事部 採用御担当 △△様
お忙しいところ、大変失礼いたします。
先日、〇月〇日〇時より2次面接のお時間を頂戴しました(氏名)と申します。
誠に申し訳ございませんが、先日他社から内定をいただき、そちらに入社することを決めたため、面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
直接お詫びすべきところ、メールでの面接辞退となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
最後となりましたが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
(氏名)
〒123-〇〇〇〇
東京都墨田区▲▲0-00-00
電話番号:090-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@xxxx.com
同じ業界内で転職活動をしている場合、正直に他社の内定を受けることを伝えることで、転職先での仕事を通じて再び良い関係が築けることもあります。
3-1-2.電話の場合
受付:はい、株式会社〇〇です。
自分:お世話になっております。
〇月〇日に面接の予定をいただいています(フルネーム)と申します。人事部採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。
受付:はい。少々お待ちください。
採用担当:お電話代わりました、〇〇です。
自分:お世話になっております。〇月〇日に面接のお時間を頂戴しております(フルネーム)です。このたびは面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
採用担当:そうなんですね。残念です。参考までに辞退の理由をお聞かせ願えますか?
自分:はい、実は他社から内定をいただきまして、自分の適性を考えた結果、そちらを受けることにいたしました。
採用担当:なるほど、事情はわかりました。おめでとうございます。面接辞退の件、承ります。
自分:選考のために貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形となってしまい大変申し訳ございません。
それでは失礼いたします。
採用を受けた会社を持ち上げたり、辞退する会社を落としたりする表現は、採用担当者にネガティブな印象を与えてしまうため避けましょう。
3-2.体調不良の場合
体調不良で面接を辞退する場合、企業によっては面接日程を調整してくれる場合もあります。面接を再調整してもらいたい意思があれば、その旨を伝えましょう。
3-2-1.メールの場合
件名:面接辞退のご連絡 (自分のフルネーム)
本文:
株式会社◯◯
人事部 採用御担当 △△様
お忙しいところ、大変失礼いたします。
〇月〇日〇時より2次面接のお時間を頂戴しております(氏名)と申します。
誠に申し訳ございませんが、体調を崩して入院を余儀なくされてしまい、面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
非常に心苦しいですが、今は回復に専念したいと思っております。
直接お詫びすべきところ、メールでの面接辞退となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
最後となりましたが、貴社益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
(氏名)
〒123-〇〇〇〇
東京都墨田区▲▲0-00-00
電話番号:090-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@xxxx.com
面接を受け直す意思がない場合は、メールでの連絡だけで問題ありません。「入院を余儀なくされた」といったように、しばらく面接を受けることができないことを端的に伝えましょう。
3-2-2.電話の場合
受付:はい、株式会社〇〇です。
自分:お世話になっております。
〇月〇日に面接の予定をいただいています(フルネーム)と申します。人事部採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。
受付:はい。少々お待ちください。
採用担当:お電話代わりました、〇〇です。
自分:〇〇さん、お世話になっております。〇月〇日に面接の予定をいただいています、(フルネーム)です。
実は昨日から体調を崩してしまい、申し訳ありませんが面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。差し支えなければ、面接の日程を再度組んでいただくことは可能でしょうか。できましたら、もう一度面接のチャンスをいただければと思っております。
採用担当:そうなんですね。ご辞退と再調整について承知しました。スケジュールを調整して追って連絡させてもらいます。お大事になさってください。
自分:お心遣いありがとうございます。せっかくスケジュールを組んで頂いたのに申し訳ございません。ではご連絡をお待ちしております。失礼いたします。
面接を受け直す意思があれば、お詫びの気持ちも込めて電話で連絡することも一つの方法です。まずは面接を辞退することをお詫びし、「差し支えなければ~」と日程の再調整を相談しましょう。
ただし、再度の面接が必ず認められるとは限りません。
3-3.企業との相性が合わない場合
「面接を予定している企業が自分と合わない」と感じて辞退することもあるでしょう。ただし、辞退の理由を伝える際はネガティブな表現は避ける必要があります。
3-3-1.メールの場合
件名:面接辞退のご連絡 (自分のフルネーム)
本文:
株式会社◯◯
人事部 採用御担当 △△様
お忙しいところ、大変失礼いたします。
先日、〇月〇日〇時より2次面接のお時間を頂戴しております(氏名)と申します。
誠に申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
一次面接のあと、自分なりに企業研究を進めていくうち、自身のスキルで御社に貢献していくのは難しいのではないかと感じました。
貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
直接お詫びすべきところ、メールでの面接辞退となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
最後となりましたが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
(氏名)
〒123-〇〇〇〇
東京都墨田区▲▲0-00-00
電話番号:090-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@xxxx.com
「自分と会社が合わない」という理由を伝える場合、「自分の能力が貴社のレベルに達していない」といったように、相手に失礼のない書き方にする必要があります。
3-3-2.電話の場合
受付:はい、株式会社〇〇です。
自分:お世話になっております。
〇月〇日に面接の予定をいただいています(フルネーム)と申します。人事部採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。
受付:はい。少々お待ちください。
採用担当:お電話代わりました、〇〇です。
自分:お世話になっております。〇月〇日に面接の予定をいただいています(フルネーム)です。このたびは面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
採用担当:そうなんですね。残念です。参考までに辞退の理由をお聞かせ願えますか?
自分:はい、前回の面接でお話しいただいた事業内容について自分なりに調べてみましたところ、私が持つスキルでは御社に貢献することが難しいと感じたためです。
採用担当:なるほど、事情はわかりました。面接辞退の件、承ります。
自分:選考のために貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形となってしまい大変申し訳ございません。
それでは失礼いたします。
辞退の理由はあえて自分から言い出す必要はなく、聞かれた際に答えればOKです。メールと同様の表現にすると角が立ちません。
3-4.理由を伝えない場合
「待遇が希望に合わない」などといった伝えにくい理由で面接を辞退する場合は、理由を正直に伝えなくても問題ありません。「一身上の都合」といった言葉を使うこともできます。
3-4-1.メールの場合
件名:面接辞退のご連絡 (自分のフルネーム)
本文:
株式会社◯◯
人事部 採用御担当 △△様
お忙しいところ、大変失礼いたします。
先日、〇月〇日〇時より2次面接のお時間を頂戴しております(氏名)と申します。
誠に申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
貴重な時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
直接お詫びすべきところ、メールでの面接辞退となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
最後となりましたが、貴社の益々のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
(氏名)
〒123-〇〇〇〇
東京都墨田区▲▲0-00-00
電話番号:090-0000-0000
メールアドレス:〇〇〇@xxxx.com
「一身上の都合」という表現を使えば、詳しい理由は書く必要はありません。ただし、詳しい理由を聞く内容のメールが返ってくる場合もあります。その場合はネガティブな表現を避けて理由を伝えるようにしましょう。
3-4-2.電話の場合
受付:はい、株式会社〇〇です。
自分:お世話になっております。
〇月〇日に面接の予定をいただいております(フルネーム)と申します。人事部採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか。
受付:はい。少々お待ちください。
採用担当:お電話代わりました、〇〇です。
自分:お世話になっております。〇月〇日に面接の予定をいただいております(フルネーム)です。このたびは面接のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、一身上の都合で選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
採用担当:そうなんですね。残念です。参考までに辞退の理由をお聞かせ願えますか?
自分:実は他社から内定をいただきまして、自分の適性を考えた結果、そちらを受けることにいたしました。
採用担当:なるほど、それはおめでとうございます。面接辞退の件、承ります。
自分:選考のために貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような形となってしまい大変申し訳ございません。
それでは失礼いたします。
「一身上の都合」と伝えても、電話の場合は理由を聞かれることもあります。その際は「他社から内定を得た」などと回答すれば、波風を立てずにその場を切り抜けられます。
4.面接辞退に関するQ&A
最後に、面接辞退に関して多くの人が抱く疑問とその回答をご紹介します。
4-1.面接前ですが不安を感じ、辞退すべきか迷っています
面接辞退の連絡後に「やっぱり受けておけばよかった」と後悔しても、基本的に面接を受け直すことはできません。「他社に入社を決めた」「どうしても社風が合わない」といった絶対的な理由がない限り、面接を辞退するかどうかは慎重に決めましょう。
漠然とした不安があって面接に臨むのが怖いと感じるなら、どのようなことに不安に感じているのか整理してみることをおすすめします。もし仕事内容や入社後のキャリアに不安を感じているのなら、面接の際に直接質問することもできます。
不安の正体がわからなくても、面接を受けることそのものが経験になります。その会社とは縁がなかったとしても、面接の経験を積むことは今後の面接の糧になるでしょう。
4-2.転職サイトや転職エージェントを通して辞退するとき、理由はどこまで話すべき?
転職サイトや転職エージェントを介した転職活動をしている場合、面接辞退の連絡は転職サイトや転職エージェントを通しておこなうこともあります。
この場合、辞退の理由で嘘をついたり隠したりする必要はありません。希望条件が合わずに面接を辞退する場合、次回はより自分に合った企業を紹介してもらいやすくなります。
5.まとめ
転職時の採用面接では、やむを得ず辞退を選択しなければならないケースもあります。しかし、社会人のマナーとして連絡なしの辞退はご法度です。辞退の連絡は必ずおこないましょう。
また、スケジュール変更による相手への負担を最小限にするためにも、辞退を決めたら即座に連絡するのが鉄則です。辞退の連絡は基本的にメールでOKですが、万が一前日や当日の連絡になってしまう場合は、電話で連絡するようにしましょう。
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