内定辞退の連絡は電話？メール？基本的なマナーや注意点を解説
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「内定辞退の連絡方法は？」
「内定辞退の基本的なマナーや注意点が知りたい」
など、内定辞退に関して疑問を持っている方もいるでしょう。
内定辞退は内定取り消しとは意味が異なり、伝え方のマナーやポイントもあります。
今回は、内定辞退の概要、マナーや伝え方のポイント、よくある内定辞退の理由と例文などを解説します。この記事を読めば内定辞退のことがよくわかり、スムーズに内定辞退の連絡ができるようになります。
1.内定辞退とは？
内定辞退とは、企業などからもらった内定を一度承認したあとに、内定者の自己都合により辞退することを指します。内定通知書をもらってからの話になるということを、前提知識として頭に入れておいてください。
企業と内定者の間には、内定をもらった時点で雇用契約が成立します。しかし、労働契約の解約は、職業選択・退職の自由として法律で保証された権利です。よって、内定をもらっていても正しい手順を踏むことで辞退をすることが可能となっています。
以下の記事では、内定承諾について詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
1-1.内定取り消しとの違い
内定取り消しは内定辞退と勘違いされることもありますが、企業側の都合で内定をなかったことにする場合に使う言葉です。似ているようでも意味はまったく異なるので、誤って内定辞退の連絡時に使わないようにしましょう。
2.内定辞退のマナー
今回は縁のなかった企業でも、先々また関わる機会が生じる可能性もあります。そのため、さまざまなシーンと同様、内定辞退をするときにもマナーは必要です。一人の社会人として失礼のない対応を取るためのポイントは以下の3つです。
2-1.電話で連絡する
内定辞退の連絡は電話でおこなうのが一般的です。担当者への取り次ぎなどの手間は生じますが、確実に相手に伝えることができます。メール連絡で懸念される確認漏れのトラブルが生じにくいというメリットもあるため、おすすめの方法です。
ただし、なかにはメールのみで内定辞退の連絡を受け付けている企業もあります。あらかじめ伝えられている場合はその方法に従って問題ありません。
2-2.できるだけ早く連絡をする
内定辞退の連絡は、どんなに遅くても入社予定日の2週間前には入れることが法律で定められています。もちろん、それ以前の期間でも、できる限り早い段階での連絡がベターです。
また、内定辞退をする場合は内定から一週間以内に連絡を入れるという通例もあります。こちらは厳守ではありませんが、可能であれば気をつけてみてください。
2-3.お礼とお詫びの言葉を入れる
電話、メールのどちらで内定辞退の連絡を入れる場合でも、内定をもらったことへのお礼、辞退することへのお詫びは必ず言葉で伝えましょう。その際の例文については「内定辞退の例文」に載せていますので、ぜひ参考にしてみてください。
3.内定辞退の伝え方のポイント
内定辞退を伝える際には、お礼とお詫びの言葉を添えて辞退の意思を先方に伝えましょう。合わせて、内定辞退の理由についても簡潔に伝えられるとベストです。
何らかの事情で理由を伏せたい場合は伝えなくても大丈夫ですが、あとのことを考えて前向きな方向で終われるようにすることがポイントです。
3-1.よくある内定辞退の理由
よくある内定辞退の理由を確認していきましょう。先方に伝えるときの参考にしてください。
3-1-1.一身上の都合
差し支えがなく言いやすいため、内定辞退の理由として選ばれることがもっとも多いのが、一身上の都合によるものです。
ただし、具体的な内容を尋ねられるケースもあります。すべてを正直に答える必要はありませんが、どこまでをどのように回答するかは、あらかじめ考えておくと良いでしょう。
また、本当は入社したい気持ちがあるものの何らかの事情でやむなく断念する場合は、その旨を正直に伝えるのがベストです。状況が落ち着いてからまた応募できるよう、前向きな方向で辞退できるよう心がけてみてください。
3-1-2.他社からの内定承諾
複数社の面接・選考が同時進行している状況であることを面接などで伝えている場合は、隠さず内定辞退の理由として構いません。
もし言いづらい場合は一身上の都合としても問題ありませんが、企業側は他社の内定を受けたのだろうと考える可能性が大きいでしょう。
注意点として、内定を受けることになった企業名は、もし聞かれたとしても答えないのがセオリーです。また、選考していただいたお礼や辞退することへのお詫びの言葉はしっかりと伝えましょう。
3-1-3.条件面の不一致
勤務先や給与額などの条件面が合わずに内定辞退をする際は、この理由を選びます。場合によっては企業側から条件面の交渉が入ることもあるので、正直に伝えるのがポイントです。
提案された場合はその場で即答せず、一度検討してから返事をしてください。こちらから交渉を提案することは失礼に当たるので厳禁です。
3-2.内定辞退の例文
内定辞退の例文を確認していきましょう。先方に伝えるときの参考にしてください。
3-2-1.メールでの連絡例
メールで内定辞退の連絡をおこなう際は、ビジネスメールの形式を取るのが一般的です。簡潔に要件を伝えたうえで、お礼やお詫びの気持ちも添えましょう。
件名：内定辞退のご連絡
（企業名）株式会社
（担当者フルネーム）様
お世話になっております。
先日、貴社より内定のご連絡をいただきました（あなたのフルネーム）です。
このたびは、内定をいただき誠にありがとうございました。 ご提示いただいた条件も含めて慎重に検討した結果、内定を辞退させていただきたく存じます。
ここまで面接やご質問のお時間をいただいたにも関わらず、このようなご連絡となってしまったこと、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びをに伺うべきではありますが、メールでのご連絡になりましたこと重ねてお詫び申し上げます。
（担当者フルネーム）様をはじめ、面接などでお世話になった皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。
3-2-2.電話での連絡例
電話で内定辞退の連絡を入れる場合は、まず採用担当者への取り次ぎを依頼します。担当者が不在の場合は、在席しているであろう時間帯を教えてもらい、あらためてかけ直しましょう。内容の性質上、折り返しの連絡をお願いすることは避けた方がベターです。
お世話になっております。先日御社から内定の通知をいただきました（あなたのフルネーム）と申します。 採用ご担当の（担当者氏名）様はいらっしゃいますでしょうか。
ーー担当者に替わるーー
先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、このたび一身上の都合により、御社の内定を辞退させていただきたく存じます。
面接で貴重なお時間をいただきましたのに、ご迷惑をおかけする形になってしまい誠に申し訳ございません。
4.内定辞退の注意点
ここからは、内定辞退をする際に気をつけて欲しいポイントをご紹介します。
4-1.内定辞退の判断は慎重におこなう
一度連絡を入れた内定辞退は、基本的に取り消しができません。そのため、連絡を入れる前によく検討し、慎重な判断をする必要があります。
複数社から内定をもらっている場合は、希望条件に優先順位をつけて考えると比較検討がしやすくなります。家族など親しい相手に相談し、客観的な意見を聞いてみることもおすすめです。
4-2.連絡なしで内定をなかったことにしない
当然のことですが、連絡を入れずに内定辞退をすることは絶対に避けましょう。内定は受けた時点で労働契約が成立しています。連絡なしでの内定辞退によりトラブルが生じた場合、責任を問われる可能性もあります。
5.内定辞退に関するQ&A
内定辞退について寄せられることの多い質問をQ&A形式で回答していきます。
5-1.複数内定したときはどうすればいいですか？
まずは、内定の返事を保留したい旨を速やかに連絡しましょう。そのときには回答の期限も伝えるべきですが、通常は2～3日、長くても一週間が目安です。それよりも期間が必要なときは、理由を添えて担当者に相談をしてみてください。
5-2.内定辞退は電話でもいいですか？
内定辞退の連絡は電話でおこなうのが基本ですので、問題ありません。相手企業の就業時間内にかけるようにしましょう。また、相手企業の仕事が忙しい時間帯や昼休憩の時間帯がわかるときは避けるほうがベストです。
5-3.一度内定を辞退したらもう応募できませんか？
内定辞退の理由や、その際の対応によっては可能です。一身上の都合や条件の不一致で辞退し、前向きな終わり方ができていれば、時間をおいて再び応募することに問題はないでしょう。
6.まとめ
内定辞退は、一度受けた内定を自己都合で断るときに使うものです。面接や選考に時間とコストをかけていただいたことに感謝とお詫びの気持ちを持ち、丁寧な対応をするように心がけましょう。
また、今後仕事で関わる機会ができた際もスムーズなお付き合いができるように、前向きな終わり方を意識しながら転職を進めてください。
