【例文あり】内定承諾メールの返信マナー・連絡マナーと内定承諾書の正しい書き方、辞退する場合も解説
※この記事は6分で読めます。
「内定承諾書ってなに？」
「内定承諾書の送り方を知りたい」
など、内定承諾書に関して疑問を持っている方もいるでしょう。
内定承諾書は、内定を出してくれた企業で働く意思を示す書類であり、郵送またはメールなどの手段で会社に提出することになります。
今回は、内定をもらったあとの流れ、内定承諾書の概要、内定承諾書の送付方法やPDFの場合の送り方、マナーなどを解説します。この記事を読めば内定承諾書のことがよくわかり、スムーズに入社手続きができるようになります。
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1.内定をもらったあとの流れ
内定が出される際は多くの場合、次の2つのステップを踏むことになります。
1-1.内定連絡が届く
企業の選考を通過して採用になった場合、内定の連絡が電話またはメールで届きます。内容としてはズバリ「採用が決定しました」という言い方のときもあれば、その会社で働く意思の最終確認がおこなわれる場合もあります。
注意したいのは、連絡がきた時点ですぐに承諾してしまわないこと。この時点では給与や労働条件などが開示されていないことも多いためです。
雇用条件を確認したい旨を、また口頭ではなく書面で確認したい旨を伝え、条件を見たうえで最終的な回答をしましょう。
1-2.内定通知書を確認する
電話やメールで内定の連絡があったあとは、労働契約期間や賃金といった情報が書かれた「内定通知書」などの書類が届きます。そこに書かれた内容で雇用契約が結ばれることになるので、自身が希望した条件に合致しているかをしっかり確認しましょう。
1-2-1.内定に関する書類はどのようなものがある？
「内定通知書」を、企業によっては「採用通知書」「雇用契約書」と呼ぶこともあります。給与面や休日面はもちろん、手当や休暇など細かな条件も見落とさないようしっかり確認しましょう。
また、企業によっては送られてくる書類の名前によって意味が異なる場合もあります。一般的な違いについて以下に列挙するので、確認しておいてください。
| 内定通知書 | 内定が決定したことを通知する書面※公にはしない段階だが、採用が決まったことを示す |
|---|---|
| 採用通知書 | 採用が決定したことを通知する書面※正式に採用が決まったことを示す。内定通知書と意味はほぼ同じ |
| 雇用契約書 | 事業主と労働者が交わす契約書類のこと |
| 内定承諾書 | 企業からの内定を承諾し、入社することを誓約する書類 |
企業によっては、採用試験に合格したことをいち早く知らせるために「採用通知書」を発行し、そのあとにあらためて「内定通知書」を出すところもあります。
1-3.内定承諾・辞退を伝える
内定通知書の条件を確認し、納得のいくものであれば内定承諾の連絡をします。つまり、必ず内定を承諾しなくてはいけない、ということはありません。
「雇用条件が面談で話していた内容と違う」など、納得できないことがあった場合は、内定辞退の連絡を入れましょう。
返信のタイミングは、あまりに遅いと先方に迷惑がかかるので、遅くとも一週間以内には返信すべきです。やむを得ない場合で返信を待ってもらう必要があるときはその旨を先方に伝えたうえで、2週間以内に連絡するようにしましょう。
1-4.内定承諾書を提出する
内定を承諾する場合は、内定通知書に記載されている期限までに所定の「内定承諾書」を作成し、必要事項を記入・捺印をして提出します。
2.内定承諾のメール返信・電話のマナー
内定を承諾する際は採用担当者に連絡を入れましょう。この際、基本的には電話で内定承諾の意思を伝えるのがマナーです。ただし、電話をかけた際に採用担当者が不在だった場合にはメールでの回答でも問題ありません。
また、どのような転職サービスを利用したかで連絡を入れる相手は変わります。転職情報サイトを利用した場合には自分で直接返事をしますが、転職サポートもしている転職サイトや転職エージェントを利用した場合には自身で直接電話せずエージェントを介して回答することになります。
2-1.電話のやりとり例
一般的な電話のやりとりをご紹介します。あくまで一例であり、企業ごとに内容をアレンジしてご利用ください。
お世話になります、内定の通知をいただきました〇〇と申します。
採用担当の△△様はいらっしゃいますか？
---電話が担当者につながる---
この度は内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。
御社からの内定をありがたくお受けしたいと思い、お電話させていただきました。
これから一日一日精いっぱい頑張りますので、どうぞよろしくお願いします。
今後の流れとして、入社手続きの方法を教えていただくことはできますでしょうか？
---用件が終わる---
承知いたしました。このたびはお忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。
今後とも、よろしくお願いいたします。
2-2.メールの返信例
電話した際に採用担当者が不在だった場合など、メールで内定承諾の連絡をする場合の返信例をご紹介します。
件名：内定承諾のご連絡
本文：
株式会社×× 人事部 採用御担当 △△様
お世話になっております。内定通知書をご送付いただいた〇〇と申します。
先ほどお電話をさせていただきましたが、ご不在でしたのでメールにて失礼します。
今回は内定通知をいただき、誠にありがとうございました。
内定をありがたくお受けしたいと思い、ご連絡いたしました。
入社後は貴社に貢献できるように精いっぱい頑張りますので、これからどうぞよろしくお願いいたします。
まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。
---
氏名
3.内定を辞退する場合の伝え方とマナー
内定通知書に書かれた雇用条件に不満があった場合などには、内定を辞退することもあるかもしれません。
内定辞退の場合、従来は電話をするか直接訪問して伝えることが一般的でしたが、現在ではメールで連絡するのが基本です。以下に内定辞退のサンプルをご紹介しますので、参考にしてみてください。
件名：内定辞退のご連絡
本文：
株式会社×× 人事部 採用御担当 △△様
お世話になっております。内定通知書をご送付いただいた〇〇と申します。
今回は内定通知をいただき、誠にありがとうございました。
ありがたいお知らせをいただきながら大変恐縮ですが、
雇用条件において希望する内容と相違がございましたため、
今回の内定は辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しいなかで貴重なお時間を割いていただきながら、このような形になり誠に申し訳ございません。
直接おわびすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたこと何卒ご容赦いただきたく存じます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
---
氏名
実際に内定辞退のメールを作成する際は、以下のことに気をつけて作成しましょう。
- 内定のお礼を伝える
- 件名で内定辞退がわかるようにする
- 辞退する理由を簡潔に伝える
- 辞退することに関してお詫びの文章を入れる
- 文末に簡単なあいさつを入れる
4.内定承諾書を提出するときのマナー
内定通知を出してくれた会社に入社を決めた場合は内定承諾書を作成して送付しますが、ここでも守るべきマナーがあります。
4-1.指定に合わせてメールまたは郵送で提出する
内定承諾書は企業から書類で郵送されるのが一般的です。その場合は郵送で返信しますが、メール添付のPDFで送られてくる場合もあります。その場合はPDF印刷→記入・捺印→スキャン・PDFでメール送付という流れで返信しましょう。
4-2.クリアファイルに入れる
内定承諾書を書類で提出する場合は、書面が折れたり汚れたりしないようにクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。また、採用担当者が封筒を開いた瞬間に中身がわかるよう、クリアファイルは透明のものが望ましいです。
4-3.宛名・宛先を正しく書く
内定承諾書に限った話ではありませんが、宛名や宛先は間違いのないように正しく記載するのが最低限のマナーです。また、シャープペンや消えるペンなどで書かず、ボールペンや万年筆で記載します。
4-4.添え状を同封する
内定承諾書を会社に送付する際は、マナーとして「添え状」を同封しましょう。添え状は「カバーレター」「送り状」「送付状」とも呼ばれ、郵送時の挨拶を目的に同封する書類のことです。書類の表紙の役割もあるため、どのような書類を送ったのかわかるように以下の情報を記載します。
- 日付
- 宛名
- 自分の名前と連絡先
- 件名
- 本文
- 同封書類
4-4-1.メールの例
メールで内定承諾書を提出する際、メール文面がそのまま添え状として機能します。内定承諾書を企業に送付する際の例文をご紹介します。
件名：RE：内定承諾書ご提出のお願い
本文：
株式会社×× 人事部 採用御担当 △△様
お世話になっております。
この度は内定通知をいただき、誠にありがとうございました。
前回のメールでご送付いただいた内定承諾書を作成し、添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
今後とも、何卒よろしくお願いします。
---
氏名
内定承諾書を提出する際は、企業から送られた「内定承諾書提出のお願い」などのメールに返信する形で送信し、件名は書き換えないでおくと先方もわかりやすいのでおすすめです。宛名を略さず、書き初めには内定をいただいたことへのお礼も忘れずに記載しましょう。
4-4-2.郵送の例
郵送の場合、以下のような添え状を内定承諾書とは別に作成して同封します。
〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇
××課 〇〇様
〒×××-××××
○○件〇〇区〇〇〇1-2-3
〇〇〇〇
携帯電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス：××@〇〇〇.△△.jp
内定承諾書発送の件
拝啓
時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。この度は内定通知をご送付いただきまして、誠にありがとうございました。
つきましては、下記のとおり内定承諾書を提出いたします。ご査収のほどよろしくお願いいたします。
敬具
記
・内定承諾書 1通
以上
実際に作成する場合は上記を参考にしつつ、以下の注意点に気をつけましょう。
- 右上に提出日を記載する
- 連絡先は右揃えで記載する
- 件名は中央に記載する
- 挨拶文の前後に「拝啓」「敬具」を記載する
- 挨拶文の下に「記」と記載する
- 「記」の下に同封した書類の名称を記載する
- 右下に「以上」と記載する
5.内定承諾に関するよくある質問
内定承諾書について、よくある質問と回答をまとめました。
5-1.内定承諾書が送られてこないときは？
内定通知はもらっているのに承諾書が届かない場合、届いていないことを会社に伝え、確認・送付してもらうようにしましょう。
連絡は、求人票に記載がある問い合わせ先に連絡します。電話番号が載っている場合は電話で、メールアドレスが載っている場合はメールで連絡するのがマナーです。
5-2.内定を承諾するか迷ったときは？
内定を承諾するか迷う場合、「なぜ迷っているのか」をまずは整理しないといけません。内定先の企業に懸念があって迷っているのか、自分のスキルが不足していて入社後の働き方に不安を感じて迷っているのか、さまざまな迷いの理由があると思います。
また、口コミなどもインターネットで見ることができる時代ですので、それを見て不安になるケースもあるでしょう。口コミはあくまで個人の主観であり、個人の価値観で感じ方も異なりますから、口コミを100％信じないようあくまで参考程度にとどめておきましょう。
5-3.内定承諾後でも辞退できる？
内定承諾書を送ったあとでも、入社前なら辞退することはできます。しかし、内定承諾書を提出した段階で労働契約が結ばれたことになるため、入社日から14日前に辞退を伝えておかないとトラブルにつながる可能性があります。
せっかく内定をくれた企業に大きな迷惑がかかってしまうので、安易な気持ちで辞退するのは絶対にやめましょう。社会人としてのマナーも問われてしまいます。
6.まとめ
内定承諾書は内定を受け入れる意思を示す書類であり、受け取ったらなるべく速やかに返信する必要があります。ただ返信すれば良いのではなく、「会社指定の方法で提出する」「添え状をつける」など、最低限のマナーを守ることが必要となります。
内定承諾書をスムーズに提出できれば、入社まであと一歩です。一日も早く会社に貢献できるよう、入社に向けての準備を進めましょう。
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