面接は何分前に到着するべき？選考は受付前から始まっている？面接当日チェックすべきポイントや流れを紹介
※この記事は6分で読めます。
「面接の受付って何をするの？」
「面接の受付の流れが知りたい」
など、面接時の受付に関して疑問を持っている方もいるでしょう。
面接の受付は、インターホンまたは対面で受付担当者に話しかけることで始まりますが、その時点からすでにしぐさや身だしなみがチェックされています。すでに面接が始まっているという意識を持ち、失礼のない対応を心がけることが必要です。
今回は、面接の受付の重要性、受付でチェックされるポイント、具体的な受付の流れなどを解説します。この記事を読めば、面接の受付のことがよくわかり、自身の転職活動に活かすことができます。
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1.受付前から面接は始まっているって本当？
「面接室に入る前から、すでに面接が始まっている」 このように聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。
面接室の外にいる段階から、面接官だけでなく、社員や担当者、入社後に上司になる人物から、あなたの態度や身だしなみなどを見られているのです。
また、たとえば駅で目があった人が、実はその会社の面接官だったという可能性もゼロではありません。家を出た瞬間から気を引き締めて行動することが大切です。
2.面接の受付で見られているポイントは4つ
面接の受付では、社会人としてのビジネスマナーが身についているかがチェックされています。受付の担当者も採用担当の一人である可能性もあります。気を抜かずに事前準備をしておきましょう。
面接の受付では、主に以下の4つのことがチェックされます。
- 言葉遣い
- 表情
- 身だしなみ
- 来社時間
受付以外のビジネスマナーは以下の記事でも詳細に解説しています。ぜひ併せてチェックしてみてください。
2-1.言葉遣い
受付では、名前と面接で来社した旨を伝えます。この時には、来社目的の伝え方や、正しい言葉遣いができているか、声のトーンなどが見られています。
「こんにちは」の挨拶を足がかりに、「○○時からの面接に伺いました□□と申します」としっかり名乗りましょう。第一声が「すいません」だと弱気な印象を与えるため、使わないほうが無難です。
2-2.表情
受付する際は、にこやかにハキハキと話すことを心がけましょう。受付する際の表情が暗かったり、口角が下がったりしていると、怒ったような印象になってしまいます。
また、緊張から視線が下がると自信のない印象につながるので、表情まで審査されていることを意識し、相手の目を見ながら話すように心がけましょう。
2-3.身だしなみ
身だしなみは、その人の生活の仕方や性格を表すといっても過言ではありません。清潔感があるかはもちろん、靴の手入れが行き届いているかなども見られています。時間に余裕を持って面接会場まで向かい、受付する前に近くのトイレなどで身だしなみの最終チェックをしてから臨みましょう。
2-4.来社時間
大事な面接の場面で遅刻はNGです。あらゆるトラブルを想定し、余裕を持った時間に自宅を出発しましょう。面接の開始時間10分前に受付を済ませるのが理想的であり、時間を守れる人だと見てもらえます。
余裕を持って到着すれば、受付前にあらためて身だしなみを整えたり、面接で話す内容を再確認したりする余裕が生まれます。本番の面接でも良い結果が期待できるでしょう。
3.面接前にチェックすべきポイント
受付を済ませたあとに受付担当者や採用担当者に指摘されることがないよう、面接会場に到着するまでにチェックしておきたいポイントをご紹介します。
3-1.髪や服装などの身だしなみ
コートを脱いで畳んでおいたり髪を整えたりするのは、受付前に済ませておくことが基本です。
また、男女に関係なく「寝ぐせがないか」「マスクが清潔になっているか」といったことも、受付前にトイレなどで確認しておきましょう。マスクに関しては、汚れてしまうことを想定し、バッグの中に予備を忍ばせておくことをおすすめします。
さらに詳しいチェックポイントは下記からご覧いただけます。
3-2.携帯電話・スマートフォンの電源やアラーム
面接中は携帯・スマートフォンの電源を落とし、着信音がならないようにしましょう。面接中に着信音や振動音が鳴ると印象が悪くなる恐れがあります。静かな空間ではバイブ音が意外と響くので、マナーモードも避けたほうが無難です。
いつ電話が鳴るかはわからないので、面接を受ける会社の建物に入る前には電源を切るか、機内モードに設定しておきましょう。
3-3.提出する書類
面接で提出する書類が揃っているかを確認してから受付に進みましょう。到着してから忘れ物に気付いても取り返しがつかないので、前日の寝る前と家を出る前に確認しましょう。
受付前には再度「紙がしわしわになっていないか」「すぐに取り出せる場所にあるか」を確認しておくと安心です。
3-4.お手洗い
面接の前に必ずお手洗いを済ませておきましょう。緊張するとお手洗いの頻度も多くなりがちであり、面接中に行きたくなってしまうと集中できないかもしれません。
ただし、面接をする会社のトイレは面接官や役員と鉢合わせる可能性があるので、借りるのはできるかぎり避けたほうがいいかもしれません。事前に会社周辺のコンビニや喫茶店の場所を調べておき、そのトイレを使っておくのがおすすめです。
4.面接の受付をするのは何分前？
面接会場までは余裕を持って移動し、到着自体は15分前、受付は10分前に済ませるのが良いでしょう。遅刻するのはもちろんNGですが、時間ギリギリに到着するのもマナー違反です。受付や控室までの移動にも時間がかかるため、面接開始時間ギリギリに到着すると時間どおりに面接が始められません。
4-1.到着タイミング別の対処法
面接会場には10分前までに到着して受付するのが理想的です。しかし、思いのほか早く着いてしまったり、何らかのトラブルで到着が遅れてしまったりすることもあるでしょう。
予定より到着時刻がずれてしまったときのことを考え、それぞれの到着時刻に合わせた対処法を事前に知っておきましょう。
4-1-1.早く着いてしまったとき
面接開始時刻の30分～1時間前に到着した場合は、受付せずに時間が来るまで待ちましょう。面接の時間まで採用担当者は別の仕事をしており、早く到着しても面接できません。
早く到着したことが採用担当者に伝えられると、仕事を中断させたり急がせたりするため、約束の時間までは建物の外か近くの喫茶店などで待ちましょう。
ただし、外で待てないほど天候が悪い場合などは、建物内で待たせてもらえるように受付に相談してください。
4-1-2.時間ギリギリに着いたとき
面接2～3分前などギリギリに到着したときは、面接に遅れたわけではないとしてもビジネスマナーとしては遅い到着時間です。受付と面接開始の際に、必ずギリギリになったことのお詫びを告げるようにしましょう。
可能であれば、面接開始ギリギリに到着する可能性があることを事前に電話連絡で伝えておくと丁寧です。
4-1-3.遅刻したとき
大前提として、面接当日の遅刻は絶対にNGです。公共交通機関がストップすることを考慮して別のルートを調べておくなどの対策をおこない、必ず時間までに到着するようにしましょう。
それでも遅刻することがわかったら、事前に必ず採用担当者に電話をしてお詫びをしましょう。連絡を入れる際、メールで連絡するのはNGです。メールでは担当者がすぐに読めるとは限らず、情報が伝わらないことがあります。
また、連絡することが当たり前ではありますが、それも忘れてしまったときは、受付で遅刻したことを丁寧に謝罪したあとで、面接をお願いできるかの確認とお願いをしましょう。面接官の時間がまだ空いていれば会ってもらえる可能性がありますが、調整がつかなければ諦めなくてはいけません。
5.面接の受付方法は？
企業に到着したあとは、受付で手続きをおこないます。受付方法は企業によって異なり、受付の人に直接声をかけることもあれば、インターホンや電話などで呼び出すケースもあります。どのパターンの受付でも慌てないよう、受付の流れをここで確認しておきましょう。
5-1.受付の流れ
企業に到着してから受付を始めるまでの流れをケース別で解説します。受付の方法は大きく分けて「インターホンで呼び出す」「受付に声をかける」の2種類です。
5-1-1.インターホンなどで呼び出す場合
企業によっては受付に人がおらず、インターホン（内線電話）だけが設置されている場合もあります。インターホンで受付する手順は以下のとおりです。
- 受話器を取る
- 担当部署の内線番号を押す
- 自己紹介をしつつ、面接に来た旨と採用担当者の名前を出して指示を仰ぐ
- 受話器を置く
インターホンは企業によって「内線番号を押して内線がつながるタイプ」「受話器を取るだけで自動的に受付につながるタイプ」に分かれます。内線番号を押すタイプではインターホンの横に内線番号が書かれているので、間違えないように担当部署の番号を押しましょう。
5-1-2.受付する人がいる場合
受付に人がいる企業の場合、受付に声をかけて手続きをおこないます。具体的な流れは以下のとおりです。
- 受付の人にお辞儀と挨拶をする
- 自己紹介をしつつ、面接に来た旨と採用担当者の名前を出す
- 受付の指示に従う
受付では、挨拶をした後で採用担当者への取り次ぎをお願いします。大きなビルに複数の会社がある場合、受付先を間違えないように注意が必要です。
ビルに総合受付がある場合でも、一般的に個別企業の受付は別にあります。ただし、総合受付で手続きすることが別途指示されている場合はその指示に従いましょう。
受付時に話す内容の例文については、次章以降で詳しく解説します。
5-2.受付後の流れ
内線か受付の担当者から面接会場を案内されたら、お礼をして速やかに会場に向かいましょう。
待機を案内された場合は、指定の場所で待機します。待機場所では「すでに面接は始まっている」という意識を持って気を抜かず、背筋を正して面接官の到着を待ちましょう。
6.面接の受付で用件を伝える際の言い方
面接の受付では、内線でも受付の人に対しても伝えることは同じです。以下の例文を参考に、「来社の目的・予定した来社時間」「自分のフルネーム」「取り次いでもらいたい相手」を伝えましょう。
【担当者名がわかる場合】
「こんにちは（または「おはようございます」）。本日10時からの面接で参りました「氏名（フルネーム）」と申します。○○部の□□様にお取り次ぎいただけますでしょうか。」
【担当者名がわからない場合】
「こんにちは（または「おはようございます」）。本日10時からの面接で参りました「氏名（フルネーム）」と申します。採用ご担当者様にお取り次ぎをお願いいたします。」
インターホンを使った受付でも、話すべき内容は上記と同様です。
7.面接の受付に関するQ＆A
最後に、面接の受付について転職者が疑問に感じる点とその回答をまとめました。
7-1.面接の受付でどこまで話すべき？
受付で話すことは、「来社の目的と開始時間」「自分の名前（フルネーム）」「訪問する相手（採用担当者）の名前」の3つです。相手が多忙であることを念頭に、必要最小限の会話に済ませるようにしましょう。
7-2.面接の受付をするときはどう話しかければいい？
「こんにちは」など一般的なあいさつで問題ありません。朝一番の面接の場合は「おはようございます」から始めても良いでしょう。対面で受付する際は、笑顔も忘れないようにしましょう。
8.まとめ
面接の受付は単なる手続きではなく、その時点から身だしなみや仕草がチェックされています。「会社に入ってから退出するまでが面接」という意識を持ち、気を抜かずにマナーのある対応を心がけましょう。
受付で話す内容はインターホンでも担当者に直接話す場合でも変わりません。予定どおりに面接が始められるよう、スムーズな受付手続きを意識しましょう。
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