事務職のやりがい・仕事内容とは？代表的な種類や向いている人の特徴をご紹介
※この記事は5分30秒で読めます。
「事務職は具体的に何をするの？」
「事務職のやりがいが知りたい」
など、事務職の仕事に関して、疑問や興味を持っている人もいるでしょう。
事務職は、パソコンを用いた事務作業がメインですが、仕事内容を細かく見ていくと幅広い種類があります。
今回は、代表的な事務職の種類、やりがい、必要なスキル、向いている人・向いていない人などについて解説します。この記事を読めば、事務職の仕事内容がわかり、自分に合う仕事かどうか判断できるようになります。
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1.事務職とは？
事務職は、オフィスワークとも呼ばれ、事業活動のなかで生じる事務的な仕事を幅広く担当します。
パソコンを用いたデータ入力や資料作成、電話・来客対応などが代表的な業務ですが、それ以外にも他職種の業務が円滑に進むようサポートする役割を担います。
事務職は自ら売上を立てる存在ではありませんが、仕事をしっかりこなすことによって、営業部門や販売部門の実績に貢献することは可能です。
2.代表的な事務職の種類
ひと口に事務職といっても、担当する部署や分野によって仕事内容はいくつかの種類に分かれます。企業によって細かい業務範囲は異なりますが、代表的な事務職の種類は以下のように分けられます。
- 一般事務・OA事務
- 営業事務
- 経理事務
- 人事・労務事務
- 総務事務
- 医療事務
- 貿易事務
- 物流事務
それぞれの種類ごとの仕事内容を確認していきましょう。
2-1.一般事務・OA事務
事務職といえば、一般事務やOA（オフィスオートメーション）事務をイメージする人が多いのではないでしょうか。一般事務・OA事務は、事務職のスタンダードな種類として広く浸透している職種です。
特定の専門性を持たず、ファイリングや郵便物の整理・配布などといったアナログな事務作業から、データ入力や書類作成、資料作成などのパソコン業務まで、幅広い仕事を担います。電話や来客対応も一般事務・OA事務が担うことが多いため、社内外に関わらずコミュニケーションの機会が多くあります。
2-2.営業事務
営業事務の仕事内容は、営業部門に属し営業担当のサポートをおこなうことです。
営業活動で用いるデータ集めやプレゼンテーションの資料作成、請求書・見積書発行、取引先担当者とのやりとりなど、外出が多い営業担当に代わって事務的な業務を引き受けます。
2-3.経理事務
経理事務とは、会社のお金の出入りを記録・管理する仕事です。
主な仕事内容は、経費精算などの日次業務、売掛金回収や買掛金支払い、給与計算などの月次業務、決算業務などの年次業務があります。簿記や会計学に関する深い知識が求められる事務職です。
2-4.人事・労務事務
人にまつわる業務を一手に引き受けるのが人事・労務事務です。
仕事内容としては、採用活動や研修実施、組織編成、入退社手続き、勤怠管理、規定作成などが挙げられます。ある程度規模が大きい会社では人事と労務担当が分かれていることもあります。
2-5.総務事務
総務事務は、社内の何でも屋さんのようなポジションで、会社運営がスムーズに運ぶための細々とした業務を担います。そもそも「総務」の定義は一般化されておらず、企業によって担当領域はまちまちです。
したがって、各部門で拾いきれないけれども、重要な業務やどの部署が担当すべきか曖昧な業務を、総務事務が巻き取るケースが多く見られます。
2-6.医療事務
医療事務は、総合病院や個人クリニックなどで、医療に特化した事務作業を担います。
受付や会計業務、医療費の計算、診療報酬明細書の作成、入退院の対応などが主な仕事内容です。体の不調を抱えて来院する患者さんに対応することから、きめ細やかな気遣いが求められる仕事です。
2-7.貿易事務
貿易事務とは、国外に物を輸出したり国内に物を輸入したりする際に発生する事務作業を担います。
仕事内容は、通関で必要な書類作成や関税・消費税の納付作業、運送や倉庫の手配業務などです。貿易の仕組みや語学など、事務職のなかでも高度なスキルが必要となります。
2-8.物流事務
運送会社や配送センターで事務作業を担うのが物流事務です。
入出荷に必要な伝票の発行や、出荷商品のリストの作成、ドライバー対応などが主な仕事内容です。加えて、荷物の発送や受け取りで来社したお客様の対応、電話の問い合わせ対応なども物流事務の仕事となります。
3.事務職ならではのやりがい
ひと口に事務職といっても、上記のようにさまざまな役割があります。そのなかで共通する事務職のやりがいとして挙げられるのは、人に感謝してもらえる機会が多いことです。
「○○さんの資料のおかげでプレゼンがうまくいったよ」
「急な依頼だったのにすぐに対応してくれて助かった」
といった感謝の言葉をかけられると、「頑張って良かった」と感じ、やりがいを得られるでしょう。
事務職というと機械的に仕事をこなすイメージがあるかもしれませんが、実際は相手の人と人とのやりとりを肌で感じられる機会が多くあります。事務職は縁の下の力持ちとして、さまざまな場面で多くの人に感謝される仕事です。
4.事務職として働くために必要なスキル
事務職として会社に貢献するためには、一定のスキルが必要です。以下の3点は事務職として最低限身につけておきたいスキルとなるので、ぜひ身につけておきましょう。
- パソコンやOfficeスキル
- コミュニケーション能力
- 高い集中力
それぞれ詳しくお伝えします。
4-1.パソコンやOfficeスキル
すべての事務職に共通して欠かせないスキルが、パソコンおよびWordやExcelといったマイクロソフトのOffice関連のスキルです。
それぞれのスキルは決して高度である必要はありませんが、基本的な操作はできるようにしておきましょう。
4-2.コミュニケーション能力
社内外のさまざまな人と関わる事務職には、コミュニケーション能力が欠かせません。
相手の状況に配慮しつつ、自分の業務遂行に必要な情報を引き出したり、アクションを促したりすることが求められます。人間関係はすぐに構築できるものではないため、日頃から小さな心配りを積み重ねていくことが重要です。
4-3.高い集中力
事務作業をこなすためには、高い集中力も必要です。特に単調な事務作業においては、集中力を保てなければミスを起こしやすくなります。
急に別な仕事を頼まれることも珍しくないため、高い集中力でスピーディーにこなしておくことで、そうしたイレギュラーな業務にも対応でき、仕事を依頼した人からも感謝されるでしょう。
5.事務職の仕事が向いている人
事務職の仕事に向いている人には、以下のような特徴が見られます。
- 人と話すことが好きな人
- データや数字の扱いに慣れている人
- 集中して業務に取り組める人
それぞれの特徴についてお伝えします。
5-1.人と話すことが好きな人
人と話すことが好きな人は、事務職の仕事に向いています。事務職は各部門でサポート的な立場を担うため、業務遂行には周囲とのコミュニケーションが欠かせません。
相手との信頼関係の程度によって仕事のやりやすさも変わってくるため、日頃からこまめなコミュニケーションを取っておくことが必要です。
5-2.データや数字の扱いに慣れている人
データや数字の扱いに慣れている人なら、事務職にストレスなく取り組めるでしょう。プレゼンテーション資料や営業資料の作成には、根拠となるデータを用いる必要があるため、適切なリサーチと読み取りが必要です。
また、見積書や請求書発行、発注業務などで必ず数字と向き合うことになるため、データや数字に抵抗感がない人は事務職向きといえるでしょう。
5-3.集中して業務に取り組める人
高い集中力を持続できる人も、事務職に向いています。集中力を欠く状態でおこなった作業のミスにより、周囲の人たちに迷惑をかけるリスクがあるためです。
自社内で収まる話ならまだ良いですが、顧客に提出する提案書や見積書、請求書に誤りがあれば、問題が大きくなってしまいます。一つひとつの事務作業を着実に進めるだけの集中力がある人なら、事務職として周囲から信頼を獲得できるでしょう。
6.事務職の仕事が向いていない人
向いている人がいる一方、事務職には向いていない人もいます。
- 静かに仕事をしたい人
- 飽きっぽい人
働き出してから後悔しないためにも、自分が当てはまらないか確認しておきましょう。
6-1.静かに仕事をしたい人
事務職に対して、一人でパソコンに向かっているイメージを持つ人もいるかもしれませんが、実際は人とのコミュニケーションなしでは務まらない仕事です。
そのため、一人で静かに仕事に取り組みたい人にとって事務職はストレスに感じられるでしょう。
6-2.飽きっぽい人
飽きっぽい性格の人も事務職には不向きです。
事務職の仕事は、基本的に同じような作業の繰り返しとなるため、やりがいやおもしろさを自ら見いだせなければ、徐々に苦痛に感じてしまう可能性があります。
7.未経験から事務職として働くには？
事務職は、未経験でも応募できる求人が多数あるため、気軽にチャレンジしやすい仕事です。ただし、パソコンスキルなど一定の条件が求められる場合もあるため、応募条件は必ず確認しておきましょう。
なお、未経験からの転職活動に不安がある場合は、転職サポートを活用することで、よりスムーズな転職が実現します。
UTグループでも、就職や転職に関する相談を受け付けています。経験豊富な担当者が求人探しをサポートさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。
8.まとめ
今回は、事務職の仕事内容についてお伝えしました。
事務職は、自らが表舞台に立つ仕事ではないものの、企業活動においてはなくてはならない存在です。
また、事務スキルを上げておくと将来別の道を選択する際にも役立つので、まだ明確なキャリアビジョンが描けないという人にもおすすめできます。少しでも事務職の仕事に興味を持っているのであれば、ぜひ挑戦してみてはいかがでしょうか。
弊社JOBPALには、数多くの事務職関連の仕事の求人情報を掲載しています。未経験から応募できる求人もあるので、少しでも気になる求人があれば、ぜひお気軽にご応募ください。
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