選考辞退したい時の連絡方法とは？基本的なマナーや注意点を解説
※この記事は5分30秒で読めます。
「選考辞退の進め方を知りたい」
「選考辞退ってメールでも大丈夫？」
など、選考辞退に関して疑問を持っている方もいるでしょう。
企業に応募し選考を受けていても、何らかの理由で選考を辞退することは珍しいことではありません。ただ、今まで対応してもらったことへの感謝を伝え、できるだけ迷惑がかからない形で辞退する配慮が必要です。
今回は、選考辞退が企業からどう思われるか、選考辞退の際のマナー、実際に選考辞退する場合の例文などを解説します。この記事を読めば選考辞退のことがよくわかり、採用担当者に失礼なく選考辞退ができるようになります。
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1.選考を辞退しても良い？企業からどう思われる？
選考辞退は、まだ面接や採用試験が残っている状態で残りの選考を辞退することです。
「他社で内定を受けることができた」「調べていくうちに職場環境や社風がイメージと異なることがわかった」など、さまざまな理由で気持ちが変わることはありますので、選考が始まったあとの段階で選考辞退を申し出ても問題はありません。
ただし、どのような理由による選考辞退でも、企業の選考の流れが止まって準備が無駄になることに変わりありません。十分な配慮とマナーのある行動が求められます。
以下の記事では内定辞退について詳しく解説しています。併せてご覧ください。
2.選考辞退のマナー
選考を辞退する際には、できるだけ先方の迷惑にならないよう、押さえておくべきポイントがいくつかあります。
2-1.無断で辞退しない
もっともやってはいけないことは、無断で辞退することです。「もう関わらない会社だから」と考え無断で面接を欠席するのは、企業に多大な迷惑をかける非常識な行為です。
ここまで選考してくれたことへの感謝とお詫びの気持ちを伝えるためにも、必ず辞退の連絡をおこないましょう。
2-2.できるだけ早く担当者に連絡をする
選考辞退を申し出るタイミングは、早ければ早いほど良いです。企業は筆記試験や面接に合わせてスケジュール調整と準備を進めており、連絡が遅くなるほど迷惑がかかります。
他の応募者の採用スケジュールに影響する場合もあるため、選考辞退の意思を固めたらすぐに連絡を入れましょう。どんなに遅くても試験や面接の前日までに連絡を入れるべきです。
2-3.状況に応じて電話かメールで連絡をする
選考辞退の連絡をする手段はメールでも電話でも構いません。ただし、直前のメール連絡は見落とされる可能性があるためNGです。
また、選考の数日前にメールで連絡を入れていたとしても、返信がないと採用担当者が多忙で選考辞退の連絡を見逃している可能性もあります。採用担当者から返事がない場合はフォローの意味で電話をかけ、あらためて選考辞退の連絡をしましょう。
2-4.連絡をする時間帯に注意する
選考辞退の連絡を入れる際は、手段によって適した時間帯で連絡するのがマナーです。
2-4-1.メール・電話共通
企業の就業時間内（採用担当者が勤務していて応対できる時間）に連絡をすることが鉄則です。
特にメールの場合は「次の日に出勤してから読んでくれるだろう」と前日の深夜や早朝、休日の送信を考えるかもしれませんが、携帯電話に会社のメールが転送されるなど、プライベートな時間に連絡が届いて迷惑になる場合があります。
例えば金曜日の夜や週末に選考辞退を決心した場合、月～金が営業日の会社に連絡するのであれば、月曜の午前中が最短で連絡できる時間となります。ただ、仕事をしながら転職活動をしていると、夜しかメールをする時間が取れない場合もあります。
営業時間外の連絡となる際には、メール本文で「夜分遅くに失礼します」とひと言添えるなど、時間を頂戴することへのお詫びを伝えましょう。
2-4-2.電話の場合
営業時間内に連絡することに加え、電話の場合は昼休憩の時間帯を外すようにしましょう。担当者が不在の際には戻りの時間を聞いてあらためて連絡を取ります。
戻り時間が不明の場合や再度連絡をしてもつながらないときには、伝言を残したうえでメールでの連絡に切り替えましょう。メールを送る際には、事前に電話をしたことがわかるよう、文面に「お電話を差し上げましたがご不在でしたのでメールにて失礼します」と添えるとスムーズです。
3.選考辞退の伝え方
選考辞退を伝える際は、なるべく採用担当者の時間を奪わないように伝え方を工夫する必要があります。ここからは、選考辞退を企業へ伝える際の流れとポイントについてご紹介します。実際に辞退の連絡を入れる際の例文も併せて見ていきましょう。
3-1.要点を簡潔に伝える
理由を長々と伝えるのではなく、「選考辞退したい旨」と「その理由」に絞って簡潔に伝えましょう。辞退の理由は詳しく聞かれない限り「一身上の都合により」「諸般の事情により」など一般的な表現で問題ありません。
3-2.選考辞退する理由を聞かれた場合
採用担当者によっては具体的な辞退理由を聞かれることもあります。詳しい理由を話す際には正直に「別の会社で内定が出た」「他の業界でやりたいことが見つかった」などと理由を伝えましょう。
一方「一次面接で社風に馴染めないと思った」「期待値に応えられる自信がない」など、企業や自分をネガティブに表現することはNGです。「社風は入社しないとわからないよ」「自信はこれから身につければ良い」といった形で引き留められる可能性があります。
3-3.内定辞退の例文
メールでも電話でも伝えるべき内容は同じです。以下では、具体的に選考辞退を進める際のメール・電話の例文をご紹介します。
3-3-1.メールの例文
件名：選考辞退のご連絡（氏名）※学生の場合は大学名・学部名も記載する
本文：
株式会社◯◯ 人事部採用御担当 〇〇様
お世話になっております、〇月〇日に面接のお約束を頂戴しております〇〇です。
誠に勝手ながら選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間をいただきながら、このようなご連絡を差し上げること、大変申し訳ございません。
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
（学生なら〇〇大学○○学部）
氏名
住所：
電話：
Email：
3-3-2.電話の例文
受付：はい、株式会社〇〇商事です。
自分：お世話になっております。〇月末〇日に面接のお約束を頂戴しております〇〇と申します。人事部採用担当の△△様はいらっしゃいますか？
受付：少々待ちくださいませ
人事：お電話変わりました、△△です。
自分：お世話になっております。〇月末〇日に面接のお約束を頂戴しております〇〇です。少しだけお時間をいただいてもよろしいでしょうか。
人事：はい、構いませんよ。
自分：急なご連絡で申し訳ありませんが、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
人事：そうですか。よろしければ理由をお聞かせ願えますか？
自分：先日、他の企業様から内定をいただき、自分の適性を慎重に考えた結果、そちらを受けることを決意したためです。
人事：そうでしたか、おめでとうございます。残念ですが、仕方ありません。
自分：優しいお言葉、ありがとうございます。この度は大変申し訳ございませんでした。これまで短い間でしたが、大変お世話になりました、それでは失礼します。
4.選考を辞退する際の注意点
選考辞退の連絡をする際には、以下でご紹介する注意ポイントを守りましょう。
4-1.選考辞退はよく考えて決める
選考辞退の連絡をする前にいったん立ち止まり、よく考える時間を設けましょう。選考辞退は入社のチャンスを自ら放棄する行為であり、一度選考を辞退すると再び選考を受けることは難しくなります。
例えば「企業と自分の方向性が合わない」という理由で辞退しようとしている場合、自分の方向性が本当に企業と合っていないのかよく考えてみる必要があります。企業で働く姿をイメージしてみて、何をもって「方向性が違う」と感じたのか、具体的に書き出してみましょう。
自分の方向性を修正し歩み寄ることで、辞退しようとしている企業で働く道が見つかることもあります。それでも「自分のやりたい仕事ではない」「ここではスキルを活かせない」など、気持ちが揺るがないようなら、早めに辞退の連絡をしましょう。
企業を選ぶ方法がわからない場合は、以下の記事で失敗しない企業選びの3STEPをご紹介しているので参考にしてください。選考辞退はこの3つのステップを試してみてからでも遅くはありません。
4-2.再選考を希望する場合
一度選考を辞退すると、基本的に再選考には臨めません。なかには再選考を認めてくれる会社もありますが、「一定期間は再応募できない」という規定があれば、すぐに選考を受け直すことはできません。
また、仮に面接を複数回クリアしていたとしても、再選考を受けるにはまた書類選考から受け直すことになります。一度辞退したことは記録されており、書類審査の印象が悪くなる可能性が高いでしょう。前回は面接まで進めたとしても、再選考では印象が悪いことで選考を通過できないことも十分に考えられます。
基本的に再選考で内定を獲得するのは難しいと考え、選考辞退は慎重に検討しましょう。
5.選考辞退に関するQ&A
選考辞退を決めた人が抱きがちな質問と、それに対する回答をまとめました。
5-1.メールに返信が来ないときはそのままで良いですか？
選考辞退をメールで送ったのに返事がない場合、必ず電話をかけて選考辞退の意思を直接伝えましょう。選考辞退の連絡は、採用担当者が了承して完了します。返信が来ない場合はメールが見落とされている可能性があるため、電話で必ずフォローの辞退連絡をしましょう。
5-2.企業からの返信にも返信すべきですか？
企業から選考辞退について了解した旨のメールが来た場合、返信の必要はありません。ただし「理由を教えてください」などの質問が来ている場合は、質問に回答するためにも返信が必要となります。
6.まとめ
選考途中で他社から内定を得たり希望が変わったりして、選考を辞退することは比較的よくみられることです。企業側も選考辞退が発生することを前提に採用活動を進めているので、咎められる心配はありません。
ただ、「今後は関わらないから」と連絡なしで辞退するのは絶対にNGです。これまで採用選考を受けさせてくれた感謝と辞退するお詫びを、メールや電話で必ず伝えましょう。
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