履歴書の正しい書き方を解説！見本と印象アップのポイント
※この記事は6分30秒で読めます。
「履歴書の正しい書き方は？」
「履歴書を項目ごとに正しく書くポイントを知りたい」
など、履歴書の書き方に関して疑問を持っている方もいるでしょう。
履歴書は自身の経歴を端的に説明するための書類ですが、ルールやマナーを守った書き方になっているかが重要です。
今回は、履歴書の書き方の概要、項目別の書き方の流れ、知っておきたいマナーなどを解説します。この記事を読めば、履歴書の書き方のことがよくわかり、評価される履歴書を書くことができるようになります。
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1.履歴書の正しい書き方と見本
履歴書は企業の採用担当者があなたのプロフィールを確認するための書類です。転職希望者が学生時代にどのような教育を受け、社会人になってからどのような仕事をしてきたのかを伝えることができます。
企業によってフォーマットの指定があるなど細かい違いはありますが、書くことはほぼ同じです。
項目ごとのポイントは後ほどお伝えしますが、履歴書は下記のようなイメージで作成しましょう。
1-1.履歴書と職務経歴書の違い
面接時に利用される書類には大きく分けて「履歴書」と「職務経歴書」があります。両者の違いを簡単に表現すると以下のとおりです。
- 履歴書：氏名や学歴、職歴などの基本プロフィールを定型フォーマットで伝えるもの
- 職務経歴書：これまでの業務経験や身につけた知識・資格などから、主に仕事に活かせるスキルを伝えるもの
履歴書では生年月日や現住所、電話番号や学歴といった基本的なプロフィールを書く欄が多い一方、職務経歴書では職歴、自己PRについて自由に記載できる特徴があります。
職務経歴書の概要や書き方については以下の記事でも詳細に解説していますので、履歴書と一緒に作成したい場合は参考にしてみてください。
2.履歴書の学歴欄の正しい書き方
履歴書の主な項目としては、氏名や住所などの基本プロフィールの他に「学歴」「職歴」を記載する欄があります。ただ学校名を羅列するだけでなく、誰が見てもすぐに学歴がわかる状態に仕上げることが重要です。
ここでは履歴書の学歴欄の正しい書き方について解説します、
2-1.学校名、学部・学科名は正式名称で書く
「学歴・職歴」を2つ一緒に書く履歴書の場合、冒頭に「学歴」と書いたあとに自身の学歴を記載しましょう。
学校名や学部・学科名はすべて正式名称で記載します。例えば、高校の学歴を記載する際は「〇〇高校」ではなく「〇〇高等学校」が正式な呼称です。高等学校の前に地域の名前が入ることもあります。「〇〇市立〇〇工科高等学校」のようなイメージです。
通っていたときは通称で呼ぶケースがほとんどで、正確な名前を忘れてしまっている人も多いのではないでしょうか。きちんとした正式名称で書けるよう、すべての学校について名前を再確認しておきましょう。
また、学部名や学科名についても省略せず、正式名称で記載します。学校名だけでなく学部や学科まで書く必要があるのは、学校で何を勉強してきたかを確認するためです。
通った学校についてはそれぞれ入学と卒業を記載することになりますが、「同上」とせず、学校名や学部名などは入学も卒業も両方書く必要があります。
2-2.原則として高等学校から学歴を書く
学歴欄は高等学校入学から記載するのが一般的です。中学までは義務教育なので学習内容に差はありませんが、高校からは義務教育ではなくなります。学ぶ内容が人それぞれ違うため、義務教育ではない学歴から記載していきます。
中卒の人の場合は高校以降の学歴がないことになるため、中学入学と卒業を学歴欄に記載しておくと良いでしょう。
もし高校や大学を中退している場合は、その旨も記載すべきです。中退しているのに記載せず、卒業していることにしてしまうと、学歴詐称になってしまうので注意しましょう。
また、中退している場合は理由を聞かれることが多いので、履歴書にも「家庭の事情により途中退学」など簡潔に理由を記載しておくのが良いでしょう。
2-3.年は和暦か西暦表記のどちらかに統一する
学歴欄の左端にはそれぞれの入学年、卒業年を記載する欄があります。年に関しては「令和4年」といった和暦でも「2022年」といった西暦でもどちらでも問題ありません。両方を混ぜて使うと非常にわかりづらいため、どちらかに統一して書きましょう。
3.履歴書の職歴欄の正しい書き方
学歴を記載したあとは、続いて職歴を記載することになります。基本的なルールは学歴と同じで、誰が読んでもひと目で職歴の概略がわかるように書くのが基本です。具体的な職歴の書き方は以下のとおりです。
3-1.会社名や部署名は正式名称で書く
「学歴・職歴」を2つ一緒に書く履歴書の場合、学歴の下に「職歴」と書いたあとに自身の職歴を記載しましょう。短期間しか所属していない場合でもすべて正確に記入することが求められます。
また、学歴と同じで会社名や部署名も正式名称で書くべきです。（株）△△と省略もせず、正しく株式会社△△、と書きます。会社によって株式会社の位置が社名の前の場合もあれば後ろの場合もあるので、間違いのないように注意が必要です。
会社名だけでなく、所属部署も正式名称で書きましょう。部署異動についても異動した年を添えて書くと丁寧です。
3-2.正社員・アルバイト問わず書く
雇用形態が正社員であろうとアルバイトであろうと、これまで社会人として働いてきた期間の職歴はすべて記載すべきです。ただし、大学時代のアルバイトは記載する必要はありません。
アルバイト期間はマイナス評価につながると考えられがちですが、一概にそうとも限りません。「長く勤務した事実」や「アルバイトをしていた理由がしっかりしている」「アルバイトで得たスキルを入社後に活かせる」などの下地が整っていれば、むしろ高評価につながることもあります。
雇用形態については、社名の後ろに記載するのが良いでしょう（例：株式会社△△ 営業部 正社員として入社など）。
正社員以外の勤務の場合は「契約社員」「派遣社員」などと、雇用形態を明記することも必要です。派遣社員の場合は派遣元と派遣先の2つの会社に在籍していたことになるので、「〇〇（派遣元）から××（派遣先）に派遣」と書くとわかりやすいでしょう。
3-3.短期間しか働いていない場合も書く
たとえ短期間しか働いていない場合でも、履歴書には職歴として記載すべきです。その業界で働いた経験が転職希望先へのアピールになる可能性があります。
1週間や2週間程度の短期・単発の期間のアルバイトであれば記載する必要はありませんが、正社員としての勤務であればどんなに短くても記載しておきましょう。働いていた事実を隠すと一つ前の職業から空白期間が生じることになり、「この期間は何をしていたのですか？」と聞かれることになります。
また、あまりに勤務期間が短すぎると、必ず辞めた理由を聞かれます。「致し方なく短期間でやめる必要があった」という理由を答えられるように準備しておくべきです。
4.印象がアップする履歴書の志望動機・自己PRの書き方
履歴書のなかでも特に重視されるのは、学歴よりも「志望動機」「自己PR」です。採用担当者は、「なぜ他社ではなく当社なのか」「自社の強みを理解しているか」といった点を面接で確認するので、自己PRを交えて企業に貢献できることを具体的にアピールする必要があります。自身の志望理由や強みを理解してもらうためにも、効果的な志望動機・自己PRを書きましょう。
ここでは志望動機と自己PRに分けて効果的な書き方を解説します。
4-1.志望動機を書く際のポイント
志望動機は文字通り、「なぜその企業を志望しているか」の理由を書く欄です。
企業は志望動機を通じて、「なぜ他社でなく当社なのか」「長く働いてくれる人材か」「入社後に自社で活躍してくれるか」「入社したい意欲があるか」などを確認しています。これらのことを頭に入れて自分が志望した理由を書くのが良いでしょう。
【志望動機の書き方でチェックしたいポイント】
- 志望動機に企業理念やコンセプトなど、その会社ならではの情報が盛り込まれているか
- 過去の職務経歴から「会社に貢献できる」ことが伝わる内容になっているか
- 競合他社ではなく、その会社だからこそ働きたい意欲が書かれているか
以下の記事では、志望動機の例文についてケース別にまとめています。志望動機がうまくまとまらないときはぜひ参考にしてみてください。
4-2.自己PRを書く際のポイント
自己PRは、自分自身が持っている強みや仕事へのこだわり、これまでの経験により得たスキルや知識などを記載する項目です。企業に対して「自分を採用するべき理由」「入社後に貢献できること」を積極的に提示することができれば、採用担当者に効果的にアピールできるでしょう。
上手な自己PRを作るなら、まずは自分のことを理解することが必要です。自己分析をおこない、自分の強みと弱みを整理しましょう。考え抜いた自身の強みと弱みから、転職希望先が求めている人物像に合わせて自己PRを作成します。
5.要確認！履歴書を書くときに注意すべきマナー
素晴らしい志望動機や自己PRが書けているのに書類選考を通過できない人は、履歴書の基本マナーを実践できていない場合があります。
履歴書は会社に提出する最初のビジネス書類であり、マナーに沿って作成されているか細かくチェックされます。ここでは履歴書の基本的なマナーについて解説します。
5-1.黒のボールペンで書く
履歴書を手書きで作成する場合は、黒のボールペンや万年筆で書きましょう。鉛筆やシャープペン、消せるボールペンは、書いた字が消えてしまう可能性があるので適切とはいえません。
また、目立たせたいからといって黒以外のカラーペンや蛍光ペンを使うべきではありません。
5-2.書き間違えたら新しい用紙を使う
書き損じが発生した場合、修正するのではなく新しい履歴書を作成し直しましょう。修正液や修正テープを使うと修正跡が残り、あまり良い印象を与えられません。「書き直す手間を惜しんで手を抜いた」と思われてしまうこともあります。
細かい部分を一ヵ所間違えただけでもマイナスポイントになる可能性があるので、少しでも気になるミスがあれば書き直すべきです。
5-3.パソコンの場合はフォントを統一する
履歴書は手書きではなくパソコンで作成しても問題ありません。字のきれいさに自信がない人の場合はパソコンのほうが良いでしょう。
パソコンで履歴書を作成する際は、色とフォントを統一することを意識しましょう。すべて黒字、すべて同じフォントで作成すべきです。手書き同様、たとえ目立たせたくても色を変えたりフォントを変えたりラインを引いたりすべきではありません。
6.履歴書を送付・提出する前の最終チェックポイント
履歴書をすべて書き終えたら、送付したり提出したりする前に最終チェックをおこないましょう。実際に読み直して下記のチェックポイントをすべて確認し、納得できない部分があれば面倒でも書き直すことをおすすめします。
【履歴書の最終チェックポイント】
- 記入漏れしている項目はないか
- 顔写真は貼り付けているか
- 誤字・脱字はないか
- 履歴書に汚れ・曲がりなどはないか
- 名前にふりがなを記載しているか
- 年は和暦か西暦で統一されているか
- 学歴・職歴は省略せずに正確に記載できているか
- 学歴・職歴の最後に「以上」と書いているか
- 送付・提出する日付は記載しているか
7.履歴書の書き方に関するよくある質問
最後に、履歴書の書き方についてよくある質問をまとめました。
7-1.履歴書は手書きとパソコンどちらが良い？
企業によっては手書きかパソコンか指定される場合があり、指定があればそれに従って履歴書を作成すべきです。指定がない場合は基本的にどちらでも問題ありません。
手書きであれば「丁寧さ」を、パソコンであれば「読みやすさ」をアピールできるので、どちらにもメリットがあります。
ただ、IT業界や事務職などパソコンを主に使う仕事であれば、パソコンで作成するのがおすすめです。パソコンで読みやすい履歴書を作成することが、パソコンスキルを判断する材料として利用されることがあるためです。
7-2.在職中の場合、職歴はどう書く？
在職中の場合は、職歴の末尾に「在職中」と記載します。（例：株式会社△△ 営業部 在籍中）退職している場合は、「株式会社△△ 営業部 一身上の都合により退職」などと記載しますが、在籍中の場合は「在籍中」で構いません。
すでに退職予定日が決まっている場合は「◯月◯日 退職予定」と書いておくとわかりやすいでしょう。
7-3.履歴書には「退社」と「退職」どちらで書くべき？
基本的には「退職」と記載しましょう。退職は「仕事を辞める」という一つの意味しかない言葉ですが、退社は仕事を辞めるだけでなく、その日の仕事を終えて会社を出るという意味も持っています。
7-4.資格を持っていない場合どうすれば良い？
現在資格を持っていない場合、資格欄には「特になし」と記載します。資格が必要ない仕事の場合は、資格欄が「特になし」でもマイナスポイントにはなりません。
もし転職希望先の業務に使える資格の取得を目指している最中であれば、「〇〇資格 ◯年◯月受験予定」など、資格の取得を目指していることを伝えれば、仕事に対する意欲をアピールできるでしょう。
8.まとめ
履歴書は大きく「基本プロフィール」「学歴・職歴」「志望動機」などに分かれており、それぞれに記載時のルールやマナーがあります。
学歴・職歴は省略せずに正しい学校名・会社名を書くことや最後に「以上」と書くなどのルールがあり、志望動機は「なぜその会社でないとダメなのか」という理由が明確に書かれていることが重要です。
履歴書の正しい書き方とマナーを守り、面接で高評価を得られるように準備を進めましょう。
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