未経験から事務職に転職！求められるスキルや狙うべき業界、成功体験談
※この記事は6分30秒で読めます。
「未経験から事務職に転職できる？」
「事務職で採用されるために必要なことが知りたい」
など、未経験者の事務職への転職に関して、疑問を持っている方もいるでしょう。
事務職は未経験者歓迎の求人も多いため、転職は十分可能です。ただし、競争率が高いため、未経験で転職を考えている方は、積極的に求人に応募すると良いでしょう。
今回は、事務職の仕事内容や種類、事務職ではたらくメリットとデメリット、おすすめの資格や未経験からの転職成功体験談などについて解説します。この記事を読めば、未経験から事務職の内定を獲得するポイントがわかり、転職活動に前向きに取り組めるようになります。
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1.未経験でも事務職として働ける？
未経験でも事務職の仕事に就くことは十分可能です。実際に求人情報を検索してみると、「未経験歓迎」で募集している企業は多数見られます。
しかし、応募条件のハードルが低いということは、そのぶんライバルも多いということです。特に事務職は希望者も多く、競争率が高い職種です。準備をしっかりして面接などに臨む必要があります。早く転職先を見つけるため、積極的に応募する姿勢も大切です。
未経験でも事務職として採用されるための準備として、まずは自己分析をしっかりとおこないましょう。それにより、自分の性格や強み・弱み、価値観の傾向などがわかるようになります。
また、合わせて自分の経験やスキルなどを掘り下げて、どの経験が事務につながるかなどを考えるキャリアの棚卸しをしましょう。
この2つをしっかりとすることで、自分が事務職として働きたい理由や、未経験であっても事務職で活用できると思える経験やスキルがはっきりとし、しっかりとした志望動機につなげることができます。
さらに、未経験から事務職に採用されるためには、自己PRや志望動機をしっかりと考え書類選考や面接に備えることが重要です。
自己分析の方法については以下の記事で解説しているので、これを参考に自己分析をはじめてみてください。
2.知っておくべき事務職の主な仕事内容
事務職の仕事内容は企業によって異なりますが、一般的によくある仕事は以下の7つです。
- 契約書や請求書の作成
- データ入力
- ファイリング・データ集計
- 営業用資料の作成サポート
- 郵便物の仕分け
- 電話・メール対応
- 来客対応
それぞれに必要なスキルなどはありますが、転職時にこれらのスキルが必ず求められるわけではありません。どれも働きながら身につけられるスキルです。デスクワークの経験がない方でも、入社後にスキルアップの機会はあります。
なお、事務職の業務範囲は幅広いため、企業によっては、今回あげている例の他、経理や営業、企画の業務に関わる業務も任されることがあります。さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。
では、7つの仕事について詳しく解説していきます。
2-1.契約書や請求書の作成
取引先やお客様へ向けた契約書や請求書の作成は、事務の代表的な仕事の一つです。営業担当や他の部署から指定された内容で、漏れのないように作成します。
契約書は事業をおこなううえで大切なものです。請求書は数字のミスなどないように正確に作らなくてはいけません。企業ごとにフォーマットがあることが多いですが、それぞれミスのないよう、見やすく作成する技術が求められます。
2-2.データ入力
顧客や売上などのデータをパソコンなどに入力します。これをしっかりとおこなっておくことで、過去のデータが必要になった場合でも、端末上ですぐに検索して調べることができます。
会社全体がこのデータを使用することもあるため、ミスをしない正確なタイピングを心がける必要があります。
2-3.ファイリング・データ集計
紙のデータや書類をみやすくファイリングしたり、データ集計をしたりすることも事務の仕事です。
毎日さまざまな仕事が進んでいく状況のなかで、紙の資料やデータはどんどん増えていきます。それらの資料やデータが整理されていないと、必要なときに必要な情報にたどり着けず、業務が非効率になる恐れがあります。
紙の資料であれば、専用のファイルを用意して見やすい順序で資料をしまったうえで、何がファイリングしてあるかがすぐにわかるようなファイル名を記入して棚にしまいます。
データ集計は、エクセルなどを用いておこなうことが多い作業です。大量のデータを入力し、必要に応じてグラフなどを作成することもあります。
2-4.営業用資料の作成サポート
事務担当は、営業時に使用する資料の作成に関わることもあります。営業担当は外回りが中心となり、なかなかデスクワークの時間をとれないという場合もあるため、そのサポートという立場です。
企業によっては専用の「営業事務」というポジションで採用しているところもありますが、一般事務などでもその仕事を頼まれることがあります。
形式はさまざまですが、商品やサービスに関する特徴やメリット、料金プランの表、過去のデータをもとに作成したグラフなどを添付した資料を作ります。
レイアウトやデザインなどを見やすく工夫し、相手の購買意欲を高めるような資料作成ができると、事務担当としての評価も上がるでしょう。
2-5.郵便物の仕分け
企業には、取引先などから毎日たくさんの郵便物が届きます。なかには重要ではないダイレクトメールなどが届くこともあり、それらを仕分けして整理するのも事務担当の毎日の仕事の一つです。
宛先に部署が指定されていたら、該当の部署に郵便物を届けます。部署の指定がない場合には、中身を確認し、関係する部署を判断して届ける必要があります。
その際、簡単にで良いので、郵便物の優先順位などもつけてわかりやすくまとめておくと良いでしょう。
2-6.電話・メール対応
社外との取引が多い企業ほど、電話やメールの対応も多くなります。基本的に電話がなったら事務担当が電話を取ると考えましょう。
一度事務担当が電話を取り、用件を聞いてから、該当の部署や担当者に取り次ぎます。取り次ぐ際には、電話をかけてきた方の企業名や相手の名前はもちろん、用件を簡単にまとめて伝えると、取り次ぎがスムーズになります。
メールについては、会社の代表のアドレスに届いたメールを管理します。必要に応じて担当者に確認し、返信をします。また、メールの普及により数は減ってきていますが、FAXの対応をすることもあります。
2-7.来客対応
オフィスに来客があった場合、事務担当が対応し、用件を伺います。必要に応じて会議室などを準備し、担当者に取り次ぎます。会社によっては、担当者と来客が座って話を始めたら、お茶を入れて持っていくこともあります。
3.一般事務だけではない！事務職の種類
「事務職＝一般事務」というイメージを持っている人も多いかもしれません。しかし、実際にはこれだけの種類の事務職が存在します。
事務職の種類とそれぞれの仕事内容
◎一般事務
データ入力・集計、ファイリング、書類作成、郵便物仕分け、来客・電話対応
◎営業事務
見積書・請求書作成、提案資料作成、クライアント対応、スケジュール管理
◎経理事務
経費精算、現金出納帳、仕訳、売掛金・買掛金管理、月次・年次決算
◎総務事務
備品管理・発注、設備管理、社内イベント企画運営、サポート業務全般
◎労務事務
社会保険手続き、勤怠管理、給与計算、規定関係管理
◎受付事務
来客対応、電話取り次ぎ、メール対応、会議室予約、郵便物受け取り
◎法務事務
書類取り寄せ・作成・送付、リーガルチェック、判例調査
◎医療事務
受付・会計、医療費計算、診療報酬明細書作成、入退院対応
◎貿易事務
通関手続き書類作成、関税・消費税納付、運送、倉庫手配
◎学校事務
施設・備品管理、教材発注、入学・転校手続き、相談受付
◎特許事務
特許申請書類の作成サポート、特許出願、スケジュール管理
◎介護事務
介護報酬請求、労務管理、備品購入や修繕
◎工場事務
データ入力・集計、ファイリング、書類作成、郵便物仕分け、電話対応
ひと口に事務職といっても、携わる業務によってその内容は少しずつ異なります。そのため、自分に合った事務職はどれかをじっくりと検討してみましょう。
なかでも、未経験からでも始めやすい一般事務や工場事務、経理やレセプト作成などの専門知識をつけることができる経理事務や医療事務、営業担当の右腕として活躍できる営業事務などは人気が高い事務職です。
4.事務職で働くメリット4つ
事務職は、未経験者・経験者ともに志望する方が多い人気の職種です。人気が高いということは、多くの方が事務職で働くにはメリットがあると考えているということです。
ここでは、事務職で働くメリットを4つご紹介します。
4-1.実務経験を問われない求人が多い
事務の仕事には、実務経験を問わない未経験歓迎の求人が多数あります。そのため、それまで働いていた仕事を辞めて何か新しいことに挑戦したいという方にとってはチャレンジしやすい仕事です。
業務内容が企業によってさまざまであることから、採用担当者としても、入社後に知識を入れてスキルアップしていくことを期待していることが多いです。だからこそ未経験者でも採用されやすく、新たなキャリアを積めるチャンスがあるということです。
4-2.パソコンのスキルを高められる
事務仕事は、基本的に毎日パソコンに向き合うデスクワークです。最初は慣れない操作や初めて使うソフトなどがあったとしても、毎日使うことで自然と覚えてスキルアップすることが可能です。
また、さまざまな書類を作成するため、書類作成の技術の向上や、タイピングスピードの向上なども期待できます。
パソコンスキルは事務職に限らず、他の仕事やプライベートなどさまざまな場面で役に立つものなので、身につけておいて損はありません。
4-3.事務職の種類によっては専門知識を身につけられる
経理や貿易事務、医療事務など、事務職の種類によっては専門知識を身につけられます。例えば経理事務であれば、業務を通して経理の知識をつけ、日商簿記などの資格取得を目指すことも可能です。
貿易事務であれば日々英語に接するため英語力が向上する可能性もありますし、医療事務ではレセプト作成という専門的な業務を覚えることもできます。
このように、業務を通して専門知識を身につけたり資格を取ったりすることで、その先転職をすることがあった場合のアピールポイントを作ることができます。
4-4.さまざまな働き方ができる
事務職にはさまざまな雇用形態があります。パートや派遣、契約社員、正社員など、自分の生活や状況に合わせて選択可能です。子育て中の方や家族の介護の可能性がある方など、ライフスタイルが変わりやすい年代の方であっても働きやすい傾向にあります。
例えば、それまで正社員で働いていたけれど、出産を機に仕事をセーブしたいという方は、企業に相談することで、同じ業務内容でパートに切り替えられることもあります。雇用形態を限定した職種ではないからこそ、さまざまな立場の方が活躍できるのです。
5.事務職で働くデメリット3つ
さまざまなメリットから事務職で働きたいと考える方もいるでしょう。しかし他の仕事と同様に、メリットだけではなくデメリットもあります。事務職で働くことを考えている方は、デメリットも頭に入れたうえで検討してください。
事務職で働く際の代表的なデメリットを3つご紹介します。
5-1.仕事の幅が広く覚えることが多い
職場によっては、事務職に任される業務の幅が広い場合もあります。
例えば、一般事務として採用されたのに経理の仕事を任されてしまったり、営業の知識がないのに営業サポートの仕事までこなさなくてはいけなかったりすることがあります。このような場合には、仕事の幅が広く、必然的に覚えることも多くなるでしょう。
さまざまな経験を積むことができるのは良いですが、覚えることが極端に多いと仕事が大変になり、人によってはデメリットに感じてしまう可能性もあります。
5-2.単調作業が多い場合があるため飽きてしまうこともある
事務職の仕事は、最初は覚えることが多いですが、慣れると同じ事の繰り返しの場合もあります。例えば、データ入力と請求書、契約書の作成、ファイリングなどが毎日続き、人によっては仕事が単調でつまらないと感じてしまうこともあるでしょう。
事務職は、営業職などのように毎日変化がある仕事というよりは、目の前の仕事をこつこつと片付ける仕事です。結果的に単調作業が多くなり、仕事に飽きてしまう方もいるかもしれません。
5-3.競争率が高い傾向がある
事務職はどの時代も人気のある職種であり、競争率も高くなっています。ハローワークの一般職業紹介状況をみると、令和6年1月の事務従事者の有効求人倍率は0.48倍という状況でした。
これは、求職者1名に対しての求人の割合が0.48倍ということで、わかりやすくいうと1つの求人に対して求職者が2名以上いるという状況です。
事務従事者の有効求人倍率は、ハローワークが分類している12個の業種（専門的・技術的職業従事者、サービス職業従事者、販売従事者など）のなかでもっとも低い数値です。
常にライバルが多く、2人に1人は希望の企業に採用されないという厳しい状況であることがわかります。
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参照：厚生労働省「一般職業紹介状況（令和6年1月分）について 参考統計表7-1」
https://www.mhlw.go.jp/content/11602000/001213787.pdf
6.未経験でも歓迎される！事務職に必要なスキル
事務職未経験から内定を獲得するためには、企業側に「この人が欲しい」と思ってもらえるスキルを身につけていることが大切です。以下の6点のうち、自分にあるスキル、またこれから学べるスキルがあるかを見ていきましょう。
6-1.基本的なパソコンスキル
事務職にはパソコンの使用が不可欠であり、最低限のパソコンスキルは事前に身につけておきたいところです。
Wordでの文書作成、Excelでの簡単な関数を用いた表計算、PowerPointでのプレゼン資料作成など、パソコンスキルが必要なシーンは多岐にわたります。実務での使用経験がなくても、操作方法などは本や動画で学んでおきましょう。
6-2.基本的なビジネスマナー
基本的なビジネスマナーは、事務職に関わらず社会人として最低限身につけておきたいものです。事務職は、電話やメール、来客対応によって人と接する機会が多くあります。
その際は、個人としてではなく会社の顔として人前に立つことになるため、相手に不快感を与えない礼儀や気配りが必要です。正しい言葉遣いはもちろん、清潔感のある身だしなみも求められます。
6-3.コミュニケーション能力
事務職は、周囲のサポート役であるため、円滑な人間関係を構築できるコミュニケーション能力が必要です。
また、複数の事務職がいる場合は、お互いの業務の進捗共有や連携が大切になってくるため、自分から率先してコミュニケーションを図る姿勢も求められます。人との関わりが多いぶん、報連相がきちんとできるかどうかも重視されるでしょう。
6-4.マルチタスクをこなせる能力
マルチタスク能力も、事務職として働くうえで必要となるスキルの一つです。事務の仕事は、特定の業務に一点集中するというより、状況に応じて複数のタスクを同時進行していくことになります。
「今週末のプレゼンテーションで使う資料作成をしながら、明後日の会議で必要なデータ収集をおこなう」といったシチュエーションが当たり前のようにあるため、各タスクの締め切りから逆算し、優先順位を見定めて、計画的に作業を進めていくことが重要です。
また「明日までに資料作成をお願いしたい」など、急な作業が入ることも日常茶飯事なので、柔軟に対応できる余力も残しておく必要があります。
6-5.正確かつ効率よくこなせる能力
事務職は、業務の種類も多く、膨大なデータを扱うこともあります。そのため、それらの仕事を正確かつ効率よくこなす必要があります。
例えば、納期のある書類作成がいくつかある場合、それ以外の通常業務をしながら、納期に間に合うように書類を作成する計画性が必要です。
また、データは企業にとって大切な情報なので、どれほど量が多くても間違いなく入力することが求められます。
あらゆる仕事を正確に効率よくこなせる能力があれば、事務職で活躍できるでしょう。
6-6.高い柔軟性と幅広い視野
事務職にはさまざまな仕事が回ってきます。今抱えている仕事があっても、さまざまな部署から「これもお願い」と頼まれ、急に仕事が増える可能性もあります。
仕事が増えた場合でも、もう一度スケジュールやタスクを整理し直して、業務時間内で仕事を終わらせられるように調整するなどといった柔軟性が大切です。
他にも、事務仕事に限らず、受付に立つことを頼まれたり、普段やらない業務のヘルプを頼まれたりすることもあります。そういったイレギュラーなことにも柔軟に対応する力が求められます。
また、例えば営業事務であれば、営業や周囲の方の様子を常に気にしつつ仕事を進める必要があります。それ以外の事務でも、デスクワークをしながら来訪者への対応や電話対応をする必要があるため、広い視野を持って仕事にあたることも大切になります。
7.未経験から事務職を目指す人におすすめの資格
未経験から事務職を目指す場合、企業から評価され有利になる資格がいくつかあります。特におすすめの資格は以下の5つです。
7-1.秘書検定
秘書検定とは、秘書業務に求められる技術力を問う資格試験です。
社会人として身につけるべき基礎的な部分はもちろん、相手に好印象を与えるワンランク上のマナーの知識が問われます。
7-2.日商簿記検定
日商簿記検定は、簿記知識を証明するための資格試験です。
簿記知識をもつことで決算書などを読み取る力が身につき、会社のお金の動きがわかるようになります。
7-3.MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）は、マイクロソフト社のソフトウェア製品に関する技能を問う資格試験です。
WordやExcel、PowerPointは事務職にとって欠かせないツールであり、それらのツールを実務で活用するスキルを身につけられます。
7-4.ビジネス文書検定
ビジネス文書検定とは、ビジネス文書の作成スキルを問う資格試験です。
正しい文章の型や言い回しの知識を持ち、状況に適したビジネス文書を使いこなせるようになります。
7-5.文書情報管理士
文書情報管理士とは、書類の電子保存方法に関する知識を問う資格試験です。
文書のデジタル化の手法や、保管、閲覧の正しい知識が身につきます。
8.未経験から事務職として働ける可能性が高い業界
事務職は未経験から目指せる仕事ですが、そのなかでも内定獲得の可能性が高い業界があります。働きたい業界がまだ明確でない場合は、まず以下の業界から挑戦してみてはいかがでしょうか。
8-1.金融・保険業界
銀行や証券会社、保険会社などを含む金融・保険業界は、一般企業の事務職より専門知識が求められます。
しかし、現職の人のなかには未経験入社の人も多く見られます。知識は入社後に研修や実務を通して身につけられるので、選考時点で高いスキルを求められることはないでしょう。
8-2.IT・通信業界
IT・通信業界での事務職は、その役割から「ITサポート」とも呼ばれています。
業界柄、多くの人に利用される最先端のシステムやアプリケーション開発の一端を担える場合もあります。事務職ながらITのスキルも身につけられる環境が手に入るため、専門的な知識を身につけたい人におすすめです。
8-3.工場・製造業界
工場・製造業界は、製品の原材料や部品の管理、工場作業員の勤怠管理など、製造現場のサポートを幅広く担います。
また、工場によっては経費精査や請求書処理などの経理的な事務作業も任されます。多くの人が働く現場なので、それぞれの立場や状況に寄り添ったコミュニケーションが必要です。
9.未経験から事務職に転職成功した方の体験談
未経験からでも事務職への転職に成功した方はたくさんいます。ここでは3名の方の体験談をご紹介します。
9-1.アパレル販売から事務職に転職した30代女性の体験談
10年以上アパレルショップの販売員として働いていましたが、ノルマの達成などがきつく、ノルマのない事務職への転職を考えました。
事務職は経験がなかったものの、アパレルショップで在庫管理や発注などの仕事を任されており、パソコンを使って業務にあたっていたことをアピールし、採用してもらうことができました。
初めての事務仕事で覚えることは多かったですが、以前のようにノルマに追われることなく、目の前の仕事をこつこつと片付けていくことができています。
アパレルショップで販売員をしていたころに感じていたノルマに対する不安な気持ちはなく、毎日楽しく働いています。
9-2.飲食店調理スタッフから事務職に転職した20代女性の体験談
以前は調理師として飲食店の調理スタッフをしていましたが、仕事が毎日夜遅くまであり、結婚を機に退職。生活リズムが整う仕事がしたく、9～18時勤務で土日休みの事務職の求人を探しました。
デスクワークの経験がまったくなかったため独学でMOSを取得し、パソコンスキルと事務職に対する熱意をアピール。5社目で採用を得ることができました。
今は仕事にも慣れ、エクセル技術はマクロを活用できるまでになりました。現在妊娠中ですが、産休と育休をしっかりととり、復職後は時短勤務で仕事を続ける予定です。
9-3.不動産営業から事務職に転職した20代男性の体験談
新卒から不動産営業をしていましたが、営業としてお客様と会話をすることに苦手意識を感じており、裏方の仕事である事務職への転職を考えました。
営業職ではとにかく外回りが多く、事務仕事は営業事務の方に任せてしまっていました。採用されるか不安でしたが、営業職の経験から見やすい資料のポイントなどをわかっていることをアピールし、採用にこぎつけました。
現在は一般事務として働いていますが、営業用資料の作成なども任されています。営業職の経験があったため、どのような資料だと説明しやすく、なおかつ伝わりやすいのかを考えながら作成しています。
前職のようにお客様と直接話すことはなくなりましたが、営業職のサポートとして事業に貢献でき、やりがいが得られています。
10.事務職への就職・転職に関するよくある質問
最後に、事務職への就職・転職においてよく聞かれる質問とその回答をご紹介します。
10-1.未経験かつ高卒でも事務職として働ける？
未経験かつ最終学歴が高卒の場合でも、事務職として働くことは可能です。
自社でゼロから育てていきたいと考える企業も一定数あるため、学歴不問の求人を探して積極的に応募していきましょう。
ただし、大卒者と比較した場合に給与が低くなる点は受け入れなければなりません。入社後にスキルや成果をコツコツ積み重ね、昇給を目指しましょう。
10-2.事務職は女性に人気の仕事って本当？
事務職は、女性に人気が高い仕事の一つです。室内の仕事で勤務時間や労働環境が安定しているため、20代の若手から60代のベテランまで、全世代共通して人気の職種です。
条件の良い求人はすぐに応募者が殺到し、場合によっては早々に募集が締め切られるケースもあります。こまめに求人をチェックし、気になる仕事は早めに応募しましょう。
10-3.事務職として働くメリットはある？
事務職として働くメリットは、安定的な労働環境にあります。大半の企業では過度な残業や休日出勤はないので、プライベートとの両立が図りやすくなるでしょう。
さらに、日々の業務を通してパソコン全般の知識や書類作成スキルが身につきます。経理寄りの事務職の場合は実務から簿記知識を学んでいけるでしょう。
事務職のスキルは、職種問わず多くの仕事で活かせるものです。もし再び転職する場合には、その事務スキルを武器により待遇の良い仕事を探すことができます。
11.まとめ
事務職は仕事の幅が広く、覚えることが多いという大変さもありますが、働きながらスキルアップを目指したり柔軟な働き方ができたりするというメリットがあり、人気の高い職種です。
自己分析などをしっかりとおこない、明確な志望動機を持ち、自分のどのような素質や経験が応募先企業で活かせるのか、適切にアピールすることができれば、未経験からの事務職への転職は十分に可能です。
人気が高いぶん、競争率も高いですが、さまざまな企業に積極的に応募していくと良いでしょう。
JOBPALでは、数多くの事務職関連の仕事の求人情報を掲載しています。未経験から応募できる求人もあるので、少しでも気になる求人があれば、ぜひお気軽にご応募ください。
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